Treasury & Riadenie rizík | Riadenie rizík

Riziká súvisiace s používaním tabuľkových procesorov

Excel je dnes najrozšírenejšou softvérovou aplikáciou. Jeho používanie však prináša riziká, ktoré v minulosti stáli niektoré firmy milióny eur. Prehodnoťte súvisiace riziká vo vašej firme a zaveďte dôslednú kontrolu používania excelových výpočtov.

13.02.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

V roku 2003 stála kanadskú spoločnosť TransAlta Corp. jednoduchá chyba pri kopírovaní v excelovej tabuľke 23 mil. USD, keď pri príprave cenovej ponuky vo verejnej súťaži na zmluvu na prenos elektrickej energie nesprávne vypočítala ponúkanú cenu. Omyl ju obral o 10% celoročného zisku.

Zamyslite sa nad tým, kto všetko vo vašej firme používa tabuľkové procesory a aké obchodné rozhodnutia na základe týchto výpočtov prijímate. Pripravujete cenové ponuky v programe MS Excel? Používate ho na prípravu finančných plánov alebo na výpočet daňovej povinnosti pre daňový úrad? Bez Excelu si vlastne ani nevieme predstaviť, ako by sme mohli fungovať.

Dali by ste ale ruku do ohňa za to, že v týchto výpočtoch nie sú chyby? Malé chybičky, ako plus namiesto mínus, chýbajúca zátvorka vo vzorci, alebo linkovanie posunuté o jeden riadok nižšie. Možno už roky robíte nesprávne rozhodnutia na základe excelového súboru, v ktorom je chyba o ktorej neviete.

Máloktorá firma má dnes nastavené kontroly a pravidlá pre používanie tabuľkových procesorov. Tie, ktoré ich nemajú, sú však odkázané v lepšom prípade na neomylnosť svojich zamestnancov, v horšom prípade na štatistickú náhodu.

Tabuľkové procesory neboli vyvinuté na to, aby sa stalikomplexnými firemnými aplikáciami. V skutočnosti sú však veľmi rozšírené. Podľa prieskumu spoločností Oracle a Accenture 72%firiem pri príprave finančnej závierky stále používa Excel  napriek tomu, že väčšina z nich má implementované špecializované reportingové aplikácie alebo moduly v ERP systéme. 

Prinášame vám niekoľko základných odporúčaní, ako znížiť riziko súvisiace s používaním tabuľkových procesorov.

Zadefinujte rizikové oblasti

Ako všade inde, aj tu platí pravidlo 80/20 a je potrebné v prvom rade identifikovať oddelenia, procesy a oblasti vo firme,ktoré sa vo veľkej miere spoliehajú na tabuľkové procesory a kde prípadné chybné parametre alebo vzorce môžu firme spôsobiť najväčšiu škodu. Môže sa jednať napríklad o nasledovné:

• Príprava cenových ponúk
  
• Finančný reporting
  
• Plánovanie
  
• Analýzy návratnosti investícií, nových produktov, marketingových kampaní
  
• Výpočet finančných ukazovateľov v úverových zmluvách
  
• Príprava daňového priznania
  

Používajte preddefinované tabuľky

Pre rizikové oblasti pripravte vopred preddefinované tabuľky s výpočtami, ktoré boli dôkladne skontrolované a ktoré neumožňujú meniť vzorce, linkovania alebo logiku výpočtu. Užívateľ v nich iba vyplní vstupné polia, ktoré sa potiahnu do kalkulácií a vypočítajú sa výsledné hodnoty.

Oddeľte vstupy od výpočtov

Vo výpočtoch jasne oddeľte dátové vstupy od vzorcov a kalkulácií. Napríklad pri výpočte návratnosti investície v jednom hárku zadefinujte dátové vstupy – výška investície, obdobie, príjmy, výdaje a pod., a všetky kalkulácie urobte v druhom hárku, ktorý bude odkazovať na hárok so vstupmi.

Ak ponecháte v bunkách, v ktorých sú vzorce, aj dátové vstupy "natvrdo" môžete na ne neskôr zabudnúť, a pri ďalšej aktualizácii skreslia výpočet.

Zaveďte dvojitú kontrolu

Každá kalkulácia, na základe ktorej sa robia dôležité rozhodnutia, by mala prejsť dôkladnou kontrolou minimálne jednej ďalšej nezávislej osoby, ktorá skontroluje tak správnosť vzorcov, ako aj logiku výpočtu.

Jasne zadefinujte, kto bude za správnosť výstupov zodpovedný. 

Zaškoľte zamestnancov

Neváhajte zaplatiť zamestnancom školenia v MS Excel. Otestujte zručnosti prijímaných kandidátov v MS Excel. V malej firme niekedy postačí získať jedného alebo dvoch zručných ľudí, ktorí pomôžu ostatným.

Nahraďte Excel podnikovými aplikáciami

Ak je to možné, využívajte funkcionalitu existujúceho ERP systému a ostatných aplikácií a minimalizujte výpočty v Exceli. Nastavte prepojenie excelových súborov na podnikové systémy tak, aby bol prenos dát zautomatizovaný, čím sa obmedzí riziko chýb pri manuálnom kopírovaní údajov.

Ak chcete riziko súvisiace s používaním tabuľkových procesorov skutočne dôkladne ošetriť, odporúčame vám prečítať príručku spoločnosti Protiviti, v ktorej sa dozviete, ako identifikovať rizikové oblasti, ako nastaviť interné kontrolné procesy, zadefinovať zodpovednosti, či ako použiť najnovšie IT aplikácie na riadenie rizík súvisiacich s používaním tabuľkových procesorov.