Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Plánovanie výroby – kľúč k optimalizácii pracovného kapitálu

Ak chcete znížiť pracovný kapitál, musíte vedieť efektívne plánovať. Ak chcete efektívne plánovať, musíte opustiť zaužívaný proces tvorby plánu predaja a dôkladnejšie spoznať správanie vašich zákazníkov.

11.02.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Zhrnutie

Neefektívne plánovanie predaja a výroby je najčastejším dôvodom hromadenia nadbytočných zásob, pretože nákup a výroba nie je zosúladená s predajom. Správne plánovanie predaja musí byť založené na analýze historických trendov v predaji podľa výrobkov a zákazníkov, a doplnené o vstupy z oddelenia obchodu a marketingu. Zavedenie efektívneho plánovania výroby si vyžaduje vytvorenie formálnej pozície plánovacieho oddelenia a informačné nástroje na zber, analýzu a zdieľanie dát. V článku prinášame odporúčania, ktoré vám pomôžu zosúladiť celý váš hodnotový reťazec a pružne prispôsobovať úroveň výroby očakávanému dopytu.

Ako to nemá fungovať

Predstavte si túto situáciu: dostane pravidelný report s kľúčovými ukazovateľmi pracovného kapitálu, a vašu pozornosť ihneď upúta neprimerane vysoká úroveň zásob. Následne zistíte, že sa v skladoch akosi nahromadili zásoby hotových výrobkov. Zavoláte do výroby a spýtate sa, čo sa stalo, ale výrobári tvrdia, že vyrobili presne toľko, koľko mali. Na vaše naliehanie prisľúbia, že počas ďalších dvoch týždňov sa posnažia výrobu pritlmiť, aby nadbytočné zásoby znížili.

Po dvoch týždňoch dostanete nový report a na počudovanie zásoby hotových výrobkov sa vôbec nezmenili. Výroba vám oznamuje, že vyrábali nové objednávky pre obchodné promo akcie, ale na sto percent nevyrobili ani o jeden kus viacej, ako mali.

O ďalšie dva týždne zistíte, že zásoby oproti poslednému reportu vzrástli ešte viac. Následne zvoláte poradu so zástupcami výroby a predaja. Tam zistíte, že avizované promo akcie spred dvoch týždňov sa firme nepodarilo vyhrať, a výrobky zostali nepredané na sklade.

Ak je vám táto situácia povedomá, pravdepodobne je na čase, aby ste sa pozreli ako funguje plánovanie výroby vo vašej firme. Pretože tam bude s najväčšou pravdepodobnosťou spočívať príčina vašich problémov.

Plánovanie výroby a zásoby

Výška zásob je funkciou očakávaného dopytu. Od očakávaných objemov predaja sa odvíja potreba hotových výrobkov v expedičných skladoch a plán výroby, a od plánu výroby sa odvíja potreba zásob výrobných materiálov a plán ich nákupu.  Riadenie zásob vo výrobnej firme si tak vyžaduje integrovaný prístup celého hodnotového reťazca – od nákupu cez výrobu, skladovanie a predaj. 

Hlavné problémy tradičného plánovania

Problémy bežného plánovania výroby sú nasledovné: 

• Snaha vyhovieť požiadavkám zákazníkov spôsobuje, že firma si chce zachovať maximálnu úroveň dodávateľského servisu (schopnosť splniť včas a v plnom rozsahu objednávku). Keďže však všetci vedia, že plán predaja nie je úplne spoľahlivý, tak si firma radšej udržiava vyššiu úroveň rezervných zásob na vykrytie neočakávaných výkyvov v predaji (smerom nahor).
• Obchodné plány pripravované oddelením predaja majú v sebe vo väčšine prípadov skôr väčšiu ako menšiu dávku nepresnosti, ktorá sa automaticky prenáša do plánu výroby, spotreby a nákupu, a následné neplnenie plánu predaja vedie k hromadeniu zásob v celej firme.

Rezervné zásoby

Treba si uvedomiť, že udržiavanie rezervných zásob znamená viazať finančné prostriedky v zásobách. Podľa poradenskej firmy Hackett Group spôsobí zvýšenie úrovne servisu z 90% na 99% v priemere nárast rezervných zásob o 200%.

Riešením je segmentovať odberateľov podľa dôležitosti (obrat a zisk) a následne diferencovať úroveň rezervných zásob. Pre top odberateľov, pri ktorých si firma chce zachovať maximálny dodávateľský servis, je potrebné pracovať s vyššou rezervnou zásobou (=vyššou dobou obrátky), ako pri menej dôležitých odberateľoch. Viac informácií o využívaní segmentácie v riadení zásob nájdete v článku Ako znížiť zásoby diferencovaním úrovne dodávateľského servisu.

Spôsob plánovania odbytu

Položte si otázku: aká je vo vašej firme priemerná odchýlka predaja od plánu za posledných 12 mesiacov?

Ak odchýlka skáče o 5% raz jedným raz druhým smerom, tak je pravdepodobné, že výroba na základe svojich empirických skúseností permanentne udržiava rezervnú zásobu výrobkov na úrovni 5%. Ak obchod konzistentne neplní plán, výroba a logistika je frustrovaná z neustáleho hromadenia nepredaných zásob, ale vyrába naďalej, pretože sa obáva požadovaný objem nevyrobiť.

Hlavným dôvodom nespoľahlivosti plánov predaja je spôsob, akým sú vytvárané. Často vznikajú agregáciou individuálnych plánov predaja podľa jednotlivých zákazníkov a výrobkov, ktoré pripravujú rôzni obchodníci na oddelení predaja.

Treba si ale uvedomiť, že obchodníci nie sú odborníci v plánovaní. Za svoju primárnu úlohu vnímajú predaj a v ňom sú skutočne dobrí. Všetky ostatné administratívne činnosti sú pre nich neefektívne strávený čas. Rôzni predajcovia venujú plánovaniu predaja rôznu námahu, a mnohí jednoducho skopírujú minulomesačný predaj a trochu ho upravia. Niektorí sú zase v plánovaní konzervatívni, a iní agresívni. Výsledný agregovaný plán predaja je tak zmesou viac alebo menej spoľahlivých vstupov a prístupov.

Komplikáciou sú tendre a promo akcie, typické napríklad pre spotrebné výrobky dodávané do maloobchodných sietí. Niektorí obchodníci do plánu predaja zahrnú 100% očakávaného objemu predaja v akcii, iní iba 50%. Ďalším problémom je sezónnosť predaja a schopnosť predajcov predvídať súvisiace výkyvy v dopyte. 

Ako tento problém vyriešiť?

Riešením je analýza historických trendov predaja a dôkladné poznanie správania jednotlivých zákazníkov, trhov a výrobkov, ako aj historická
analýza odchýlok skutočného predaja od plánov. Ak preskúmate vaše predajné dáta za posledných 24 mesiacov, môžete identifikovať určité vzorce správania, napríklad: 

• Určití zákazníci konzistentne objednávajú viac, ako nakoniec naozaj odoberú, iní objednajú 75% a potom zvyšok doobjednávajú v druhej polovici mesiaca
• Niektorí zákazníci objednávajú iba v určité dni v týždni alebo týždne v mesiaci 
• V jednotlivých výrobkových alebo zákazníckych kategóriách je pomer štandardného predaja a predaja v promo akciách dlhodobo konzistentný 
• Odlišné výrobky vykazujú odlišnú sezónnosť, napríklad niektoré spotrebné tovary sa viacej nakupujú v prvej dekáde mesiaca, kedy ľudia dostávajú výplaty, a iné výrobky sa predávajú viac v letných mesiacoch, ako v zimných 
• Väčšina nosných výrobkov vykazuje rovnomernú úroveň predaja a nízke kolísanie medzi jednotlivými týždňami či mesiacmi, menej predávané výrobky vykazujú väčšie výkyvy v predaji a sú sústredené okolo malého počtu odberateľov 
• Promo predaje výrobkov spôsobujú kanibalizáciu tržieb alternatívnych výrobkov, tento fakt však nie je zohľadnený v plánoch predaja, ktoré pripravuje obchodné oddelenie, čo vedie k nárastu zásob 
• Prvotné plány predaja nových a inovovaných výrobkov sa konzistentne ukazujú ako príliš optimistické, čo opakovane vedie k hromadeniu zásob po každej väčšej marketingovej kampani 
• 30% obchodníkov poskytuje pomerne spoľahlivé výhľady predaja, 40% konzistentne plánuje optimisticky a zvyšok do plánu vždy dáva rezervu
• Výrobky a zákazníci, v ktorých historicky dochádza k najväčším odchýlkam plánu od skutočného predaja, vykazujú najvyššie úrovne pomalyobrátkových a zastaralých zásob.

V grafe vyššie vidno, ako možno využitím historických predajných štatistík odhaliť konzervatívne plánovanie obchodníka, ktorý konzistentne plánuje nižšie predaje, ako v skutočnosti dosiahne, a ktorý evidentne nezohľadnil sezónne zvýšenie predaja počas letných mesiacov. 

Ak takto zanalyzujete vašu predajnú štatistiku, s veľkou pravdepodobnosťou dostanete plán predaja, ktorý je spoľahlivejší ako plán pripravený obchodným oddelením.  

Integrácia dát do plánu výroby 

Na základe analýzy historických dát a trendov môžete pripraviť základ plánu predaja, ktorý je náslene potrebné verifikovať s obchodným a marketingovým oddelením, pretože história nedokáže podchytiť špecifické plánované akcie alebo najnovšie zmeny na trhu. Firmy predávajúce do maloobchodu môžu napríklad vyžadovať od obchodníkov, aby im kontinuálne poskytovali údaje o všetkých už zakontrahovaných tendroch a promo akciách, a zvyšný „neakciový“ predaj môže oddelenie plánovania pripraviť na základe historických dát. Obchodníci môžu mať v informačnom systéme prístup k takto pripravenému plánu predaja a výroby, a môžu ho kontinuálne pripomienkovať a upresňovať zakontrahované objemy.

Výsledný plán je tak výsledkom iteratívneho procesu, ktorý zohľadňuje historické poznatky firmy o správaní sa predaja, ako aj aktuálne vstupy z oddelenia predaja a marketingu.  

Nakoniec je do plánu predaja potrebné zakomponovať zvyšné vstupy - úroveň už rozpracovanej výroby a hotových výrobkov v skladoch, cieľové doby obratu jednotlivých položiek, výrobné kapacity apod. a tak sa vytvorí plán výroby.

Plánovanie výroby ako formálna funkcia vo firme

Plánovanie výroby si vyžaduje tím ľudí, ktorí sa venujú iba tejto úlohe. Ich cieľom je analyzovať a integrovať historické dáta so vstupmi od oddelení výroby, predaja a marketingu a informáciami o výške zásob, skĺbiť ich do plánu výroby, a kontinuálne ho aktualizovať.

Plánovacie oddelenie musí mať adekvátne právomoci ovplyvňovať výšku výroby. Výroba sa musí riadiť plánom, ktorý jej oddelenie plánovania poskytne. Akékoľvek navrhované zmeny v pláne výroby môžu obchodníci komunikovať iba oddeleniu plánovania, no je potrebné určiť jasné pravidlá. Napríklad plán výroby je možné meniť najneskôr týždeň pred dátumom výroby, apod.

Plánovacie oddelenie je tak zodpovedné za správnosť pripraveného plánu výroby a za výšku zásob hotových výrobkov.

Plánovacie oddelenie musí byť nezávislé od výroby, obchodu a nákupu (t.j. nemalo by v organizačnej štruktúre spadať pod tieto oddeleniea): ak bude pod vplyvom výroby, výroba bude presadzovať dlhšie výrobné dávky a s tým porastú zásoby, ak bude pod vplyvom obchodu, obchod bude presadzovať vyššie úrovne pohotovostných zásob. 

Riadenie konfliktov

Pri zavádzaní plánovania výroby často dochádza ku konfliktom medzi jednotlivými oddeleniami. Obchodníkom sa napríklad môže stať, že nahlásia promo predaj v určitom objeme, ale zákazník nakoniec odoberie menej a nepredané výrobky zostávajú na sklade. Plánovacie oddelenie, ktoré je za zásoby hotových výrobkov zodpovedné, musí zabezpečiť efektívnu komunikáciu a výmenu informácií medzi nákupom, výrobou a predajom a ako už bolo spomenuté vyššie všetky čísla prichádzajúce z oddelenia obchodu podrobiť dôkladnej analýze a porovnaniu s historickými dátami.

Vyhodnocovanie presnosti plánovania

Dôležité je kontinuálne spätné vyhodnocovanie presnosti plánovania za každú významnú položku / SKU a neustále učenie sa – zakomponovanie nových trendov v predaji do plánovania. Podľa renomovanej konzultačnej spoločnosti Hacket je iba málo spoločností, ktoré kontinuálne vyhodnocujú odchýlky skutočnosti od plánu. V skutočnosti je to jeden z najúčinnejších nástrojov, ako identifikovať nedostatky v plánovaní. Pre viac informácií si môžete prečítať článok Jednoduché kontrolingové nástroje na riadenie zásob.

Užitočné tipy

• Zaveďte proces pravidelného srtretávania zástupcov plánovacieho oddelenia,  nákupu, výroby, obchodu a logistiky. Vzájomná komunikácia je najlepší spôsob, ako predchádzať zbytočným nedorozumeniam, vymieňať si dôležité informácie a rýchlo odstraňovať vzniknuté problémy
• Ubezpečte sa, aby sa plánovacie oddelenie kontinuálne "učilo" a pravidelne vyhodnocovalo plán s realitou a nové poznatky okamžite zapracovávalo do nových plánov odbytu a výroby
• Investujte do dobrého informačného systému, ktorý umožňuje efektívny zber dát z rôznych zdrojov vo firme a ich následné on-line zdieľanie medzi ddelením výroby, predaja a nákupu. Bez toho, aby jednotlivé oddelenia mali online prístup v reálnom čase k plánu odbytu a výroby, budú vznikať časové posuny a výroba sa nikdy poriadne s obchodom nezosúladí
• Používajte pravidlo 80/20 a sústreďte pozornosť na najväčšie položky a na položky, ktoré historicky vykazujú najväčšie odchýlky plánovaného a skutočného predaja alebo vysokú úroveň pomalyobrátkových a zastaraných zásob
• Nedovoľte obchodu meniť plán výroby do poslednej chvíle, ale zaveďte jasné pravidlá kedy a ako môžu obchodníci plán výroby ovplyvňovať