Treasury & Riadenie rizík | Supply chain

Hodnotenie a rating dodávateľov (3) – používanie v praxi

Ako hodnotiť dodávateľov pomocou ratingových modelov, komunikovať spätnú väzbu a transformovať hodnotenie do reálnej obchodnej spolupráce

21.07.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

V tejto časti série článkov o dodávateľských ratingových modeloch prinášame v praxi overené odporúčania, ako tieto modely používať tak, aby splnili svoj účel.

Súvisiaci článok: Hodnotenie a rating dodávateľov (2) – príprava a implementácia

Zber vyhodnocovaných údajov

Hodnotenie by mali poskytovať príslušné vopred dohodnuté časti organizácie, ktorých sa výkonnosť dodávateľa týka, na základe kvantitatívnych informácií zozbieraných za hodnotené obdobie (napr. štatistika o dodržaní termínov dodania), alebo ako kvalitatívne / subjektívne hodnotenie. K hodnoteniu je užitočné pripojiť slovný komentár popisujúci vzniknuté problémy alebo zlepšenie výkonnosti v porovnaní s predchádzajúcim obdobím.

V prehľade hodnotenia je vhodné jednotlivé úrovne výkonnosti farebne odlíšiť, napr. od červenej farby pre rating 1 (neakceptovateľný) po zelenú pre rating 5 (výborný).

Hodnotiacu tabuľku je potrebné upraviť podľa vlastných preferencií a prípadne doplniť o vizuálne pútavejšie grafické vyhodnotenie (trendy, porovnanie medzi dodávateľmi navzájom, a pod.).

Hodnotenia je vhodné prejsť na internom stretnutí, pričom každá hodnotiaca osoba musí byť pripravená svoje hodnotenie obhájiť predtým, ako bude posunuté dodávateľom.

Komunikácia hodnotenia dodávateľom

Ak má spoločnosť pre danú kategóriu nákupu viac dodávateľov, je vhodné dodávateľom komunikovať nielen ich vlastný dosiahnutý rating, ale aj informáciu o tom, ako stoja v porovnaní s ostatnými dodávateľmi. To ich často stimuluje k zlepšeniu výkonnosti.

Pre dodávateľov môže byť tiež motivujúca informácia o celkovom obrate odberateľskej spoločnosti v ich nákupnej kategórii a o podiele, ktorý na tomto obrate dosahujú. Zvyšok obratu je rozdelený medzi ich konkurentov, pričom nie je nevyhnutné, aby v hodnotení, ktoré obdržia, videli ich mená. Pravdepodobne budú vedieť, o koho sa jedná, nebudú ale vedieť, ktorí konkurenti majú aký rating.

Výsledné hodnotenie je najlepšie prejsť s dodávateľmi osobne, pričom hodnotenie im môže byť aj s komentármi poslané vopred, aby sa mohli pripraviť. Na stretnutí by mali byť prítomní zástupcovia častí organizácie, ktoré sa na hodnotení podieľali.

Rovnakú pozornosť treba venovať oblastiam, v ktorých dodávatelia zaostávajú, ako aj oblastiam, v ktorých vykazujú zlepšenie.

Dodávateľom je potrebné dať priestor rozporovať pridelené hodnotenie, ale iba v prípade, ak majú k dispozícii podporné informácie. Ak rozporujú subjektívne ukazovatele (napr. spokojnosť so servisom), treba ich smerovať k osobe / oddeleniu, ktoré subjektívne hodnotenie poskytla, aby spoločne hľadali príčiny nespokojnosti.

V prípade, ak získajú dodávatelia za niektorú oblasť nepriaznivé hodnotenie, mali by navrhnúť korektívne opatrenia a časový harmonogram. Niekedy je k tomu potrebná súčinnosť nakupujúcej organizácie – nezabudnime, že hovoríme o „win-win“ spolupráci. Každopádne zo stretnutia by mali obe strany odchádzať s tým, že:

• Odsúhlasili a akceptovali pridelené hodnotenie
  
• Dohodli si ďalšie ciele a korektívne opatrenia, ktoré môže byť potrebné prijať na oboch stranách
  

Je lepšie, ak sa hodnotenie nekomunikuje „jednosmerne“. Dodávatelia by mali celý proces vnímať z pozitívnej stránky – poskytuje im cenné informácie o ich výkonnosti v porovnaní s konkurenciou, transparentný pohľad na ich postavenie a budúce smerovanie spolupráce, zlepšovanie ich vlastnej výkonnosti je benefitom pre obe strany – „win-win“.

Dôsledky hodnotenia na spoluprácu s dodávateľmi

Ako sme spomenuli v predchádzajúcom článku, ratingové modely majú význam iba vtedy, ak sa na ich základe koná a výkonnosť dodávateľov stúpa. Výsledky z hodnotenia by mali byť jedným z hlavných vstupov pre riadenie dodávateľského portfólia, budúce výberové konania alebo rozširovanie obchodnej spolupráce na nové produkty a trhy. Dodávatelia musia chápať, ako ich hodnotenie ovplyvní budúcu spoluprácu s organizáciou. Napríklad:

V ideálnom prípade by mali najlepšie hodnotení dodávatelia dostávať viac priestoru a väčší podiel na obchodnej spolupráci. Ak to tak nie je, je potrebné zistiť príčiny a zabezpečiť nápravu, inak ratingový model prestane dodávateľov motivovať k zvyšovaniu výkonnosti.

Spoločnosti môžu používať rating dodávateľov pri vyhodnocovaní ponúk vo výberovom konaní tak, že cenovú ponuku upravia o celkové hodnotiace skóre dodávateľa (napr. za predchádzajúci polrok). Vo výberovom procese tak spoločnosť zohľadní celkové náklady a kvalitu dodávateľa. Napríklad ak dodávateľ získal celkové skóre 75 zo 100 bodov, ponúknutá cena 100 EUR sa predelí 100 / 0,75 = 133 EUR. Dodávateľ, ktorý ponúka cenu 90 EUR, ale jeho skóre je 65 bodov, bude znevýhodnený: 90 / 0,65 = 138 EUR.

Dodávateľov tak dobre fungujúci ratingový systém motivuje zvyšovať svoju výkonnosť a dosahované hodnotenie, čo im dáva väčšie šance získať nové obchody od nakupujúcej organizácie.