Controlling & Finančná analýza | Kontrola nákladov

Hľadáte úspory? Nezabudnite na režijné náklady.

Málo kontrolované nakupované položky rozptýlené po celej organizácii často skrývajú veľký priestor pre nákladové úspory

18.10.2013 | Zdroj: REL

CFO.sk 

Režijné náklady predstavujú v závislosti od odvetvia v priemere 13,5% až 22% tržieb. Firmy, ktoré sú v riadení režijných nákladov najefektívnejšie, dokážu v porovnaní s ostatnými ročne ušetriť náklady, ktoré zodpovedajú 0,6% až 1,53% ich tržieb. Pre spoločnosť s obratom 50 mil. EUR to predstavuje ročnú úsporu 300 tis. EUR až 765 tis. EUR.

Vyplýva to z interných benchmarkingových databáz poradenskej spoločnosti REL.

Znamená to, že priemerná spoločnosť by mohla ušetriť 4,4% (0,6%/13,5%) až 7,0% (1,53%/22%) z celkových režijných nákladov, ak by sa na túto oblasť cieľavedome zamerala.

Pod režijnými nákladmi REL rozumie položky, ktoré nevstupujú do procesu výroby a priameho poskytovania služieb. Zahŕňajú kategórie ako správa a údržba nehnuteľností, kancelárske potreby, IT služby, bezpečnostná služba, cestovné a repre náklady, poradenské služby, odvoz odpadov, telefóny, poistenie, opravy a údržba, energie, marketing, školenia, a pod.

Prečo sú tieto nákladové kategórie tak často riadené neefektívne? Podľa spoločnosti REL existuje viacero dôvodov.

V prvom rade sú to položky, ktoré často nespadajú pod kompetenciu centrálneho nákupného oddelenia (ktoré väčšinu nakupuje priame materiály a najväčšie nákladové položky). Často neexistuje konkrétna osoba, ktorá je za ich celkovú výšku zodpovedná, a preto nie sú tak dôrazne riadené.  Napríklad za náklady na telefonovanie väčšinou zodpovedajú vedúci jednotlivých oddelení / stredísk, málokedy však príde impulz, aby firma vybrala nového dodávateľa, hoci by tým mohla  dosiahnuť úsporu.

Riadenie režijných nákladov v praxi často spočíva v tom, že sa zoberú čísla za posledný rok a tie slúžia ako horná hranica nákladov pre nové rozpočtové obdobie. Všetky existujúce neefektívnosti sa tak z roka na rok nepozorovane prenášajú a znižujú zisk spoločnosti.

Súvisiaci článok: Zero Based Budgeting: ako osekať režijné náklady

Druhým problémom je nedostatočný prehľad o tom, kto tieto produkty a služby vo firme využíva, kto a od koho ich objednáva, za akú cenu a podobne. Firma môže spolupracovať so stovkami až tisíckami rôznych dodávateľov, z ktorých každý má rozdielne platobné a cenové podmienky. Veľký priestor pre úspory predstavuje konsolidácia. Najefektívnejšie firmy zvyčajne spolupracujú s oveľa menším počtom dodávateľov ako priemerné firmy, pričom rozdiel v ich počte pri niektorých položkách dosahuje až 50%.

Podľa REL treba začať detailnou analýzou všetkých nákladov, ktorej cieľom je v prvom kroku pochopiť, kto, čo a od ktorého dodávateľa nakupuje. Niekedy je už len zozbieranie týchto informácií problémom, pretože sú rozptýlené po celej firme, a je potrebné ich „dohľadávať“ mimo informačného systému.

Náklady je následne vhodné rozdeliť do nákladových kategórií, ako repre, správa majetku, opravy a údržba, energie, kancelárske potreby a podobne, identifikovať pre každú z nich existujúcich dodávateľov, a určiť, aký podiel sa nakupuje na základe dlhodobejších zmlúv a aký podiel predstavujú jednorazové nákupy. Tým firma získa počiatočný prehľad o tom, čo a od koho nakupuje.

Následne je potrebné každú kategóriu detailnejšie „rozpitvať“ na subkategórie podľa povahy nakupovanej položky a začať hľadať príležitosti na optimalizáciu.  

Niektoré úspory je jednoduché identifikovať, ako napr. konsolidácia dodávateľov pre rovnakú nakupovanú položku. Napríklad nahradenie rôznych poskytovateľov ubytovacích a cestovných služieb dvomi tromi zmluvnými partnermi, ktorí firme poskytnú objemovú zľavu.

Podobne je relatívne jednoduché porovnať platobné podmienky a začať rokovať o predĺžení doby splatnosti faktúr.

Niektoré príležitostí však nie sú také očividné. Pri režijných nákladoch sa napríklad často stáva, že napriek tomu, že s dodávateľom je podpísaná rámcová alebo dlhodobá zmluva za zvýhodnené ceny, firma nakupuje od iných dodávateľov za vyššie ceny, alebo rôzne oddelenia v nevedomosti nakupujú od tohto dodávateľa za vyššie ceny, ako boli dojednané.  Podľa štatistík REL firmy takýmto spôsobom v priemere strácajú 12% z celkových potenciálnych zliav a úspor, ktoré s dodávateľmi v minulosti dohodli.

Tiež sa stáva, že rôzne oddelenia nakupujú príbuzné položky od rovnakej skupiny dodávateľov a navzájom o sebe nevedia. Keby tieto položky zoskupili do novej kategórie a zahrnuli ich pod jednu zmluvu s jedným dodávateľom, mohli by získať podstatne lepšie ceny, podľa skúseností REL až o 25%.

Aby sa úspory získané z optimalizácie režijných nákladov podarilo dlhodobo udržať, je potrebné vyššie popísanú analýzu nákupu vykonávať pravidelne. To si môže vyžiadať vyššiu automatizáciu a zber informácií v systéme, aby bolo možné potrebné údaje zo systému získať bez dodatočného dohľadávania. 

REL je konzultačná spoločnosť, ktorá sa špecializuje na optimalizáciu pracovného kapitálu. Jej najbližšia pobočka je v Budapešti. REL je súčasťou Hacket Group.