Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Cenotvorba ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok

Nesprávne uvedené ceny na faktúre patria k najčastejším dôvodom, pre ktoré zákazníci rozporujú faktúry a odďaľujú úhradu. Niekoľko odporúčaní, ako znížiť mieru reklamácií vašich faktúr.

12.07.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Ak pošlete faktúru s nesprávne uvedenou výškou zľavy niektorému z veľkých maloobchodných reťazcov na Slovensku, nejaký čas si faktúru podržia, potom vám ju vrátia a požiadajú o opravnú faktúru, ktorú následne zaradia na „spodok kopy“. Výsledkom je niekoľko týždňové až mesačné omeškanie inkasa.

Pravdepodobnosť cenových diskrepancií na faktúrach sa zvyšuje s:

• Rozsahom produktového portfólia
  
• Rozsahom ponúkaných zliav
  
• Počtom zákazníkov, ak firma predáva rovnaký produkt rôznym zákazníkom za rôzne ceny
  
• Rozsahom promo aktivít (predajov za zníženú cenu, predaj 2 + 1) a iných opatrení, ktorých cieľom je ovplyvniť objem predaja (napr. kompenzovať pokles predaja mimo sezóny, vypredať zásoby, zvýšiť tržby na jednu dodávku a pod.)
  
• Náročnosťou cenového mechanizmu a frekvenciou zmien, napr. ak sa ceny menia v závislosti od cien komodít
  
• Nízkou automatizáciou objednávkového a fakturačného procesu
  

Čím komplikovanejší je proces cenotvorby, tým častejšie dochádza k chybám pri príprave cenových ponúk a vystavovaní faktúr, a tým náročnejšie je zabezpečiť aktuálnosť cenníkov v systéme. Niekedy samotný informačný systém ani nedokáže podchytiť všetky dohodnuté cenové podmienky a na faktúry sa dostávajú nesprávne ceny.

Obzvlášť rizikovým obdobím je migrácia na nový informačný systém. Je veľa prípadov, keď nový systém správne neprebral registre, číselníky a cenníky a následne bola firma zaplavená reklamáciami faktúr zo strany zákazníkov. Podobné situácie majú negatívny vplyv nielen na cashflow a vzťahy so zákazníkmi, ale môžu ohroziť prístup k financovaniu pohľadávok, ako je napríklad faktoring.

Odporúčania

1.  Udržujte pravidlá cenotvorby čo najjednoduchšie

Vyhýbajte sa opatreniam, ktoré cenotvorbu zbytočne komplikujú. To je často ťažko dosiahnuteľné, pretože systém cenotvorby je ovplyvnený krokmi konkurencie, vyjednávacou pozíciou zákazníkov alebo druhom odvetvia, v ktorom firma podniká. Napriek tomu je možné aplikovať niektoré pravidlá, ktoré cenotvorbu zjednodušia, napríklad efektívnym udržiavaním základných cenníkových cien pre každé SKU a zadefinovaním štandardných úrovní zliav a druhov promo aktivít.

Urobte „interný audit“, ktorý vám pomôže identifikovať všetky zbytočné komplikácie, ktoré v systéme máte. Obchodné oddelenie sa môže niektorým zjednodušeniam brániť, jasným argumentom však bude počet reklamácií a pomalé inkaso faktúr.

2.  Aktualizujte cenníky a registre

Zabezpečte, aby boli cenníky vždy aktuálne, t.j. odrážali aktuálne zmluvné podmienky a všetky novo dohodnuté zľavy a iné zmeny. Podobne sa ubezpečte, že každý produkt alebo služba má svoj individuálny SKU kód a tomu prislúchajúcu cenu v registri produktov a v cenníku.

Súvisiaci článok: Zmluvná dokumentácia ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok

Pre uvedenie správnych údajov na faktúru sú dôležité nasledovné údaje:

• Základná / cenníková cena daného SKU
  
• DPH
  
• Zľavy
  
• Podmienky dodania a doprava  
  
• Spôsob fakturácie, t.j. kedy presne vystavíte faktúru (pri dodaní, čiastočná fakturácia atď.)
  
• Platobné podmienky, t.j.  aká je doba splatnosti faktúry a od ktorého dňa sa počíta
  

3.  Využívajte zľavy mimo faktúr

Využívaním spätných zliav, ktoré zákazníkovi poskytnete dodatočne napr. formou dobropisu, ľahšie zabezpečíte bezchybnú fakturáciu a inkaso počas obdobia, na ktoré sa zľava vzťahuje.

4.  Zaveďte dôslednú kontrolu promo akcií

Zabezpečte, aby všetky dohodnuté promo akcie boli včas komunikované smerom dovnútra spoločnosti ako aj potvrdené so zákazníkom, a včas nahodené do systému.

5.  Zaveďte pravidlá pre riešenie reklamácií faktúr

Zabezpečte, aby sa cenové diskrepancie promptne investigovali a okamžite odstránili. Zadefinujte jednotlivé kroky a časové limity, napr. x dní na identifikáciu problému a x dní na odstránenie problému. Evidujte príčiny reklamácií a ich frekvenciu, čo vám umožní zlepšiť systém fakturácie.

6.  Zakomponujte ukazovatele inkasa pohľadávok do odmeňovania obchodného personálu

Častou príčinou cenových diskrepancií je nedostatočná spätná väzba od zamestnancov, ktorí ceny so zákazníkmi dohadujú. Ak bude inkaso pohľadávok súčasťou ich odmeňovacej schémy, bude ich motivovať k efektívnej komunikácií. Dajte zároveň obchodníkom do rúk informačné nástroje, ktoré im umožnia zmeny v cenových podmienkach rýchlo dostať do informačného systému.