Treasury & Riadenie rizík | Supply chain

Ako vyťažiť maximum z renegociácie outsourcingových zmlúv

V outsourcingových kontraktoch je síce cena najdôležitejším parametrom, ale ak chce odberateľ dosiahnuť zníženie nákladov, musí hľadať priestor aj v iných oblastiach

16.02.2013 | Zdroj: Deloitte

CFO.sk 

Zhrnutie

Keď sa vaše outsourcingové kontrakty blížia k termínu ukončenia, je čas na ich renegociáciu. Ak hľadáte spôsoby, ako ešte viac znížiť náklady na outsourcované služby,  neuvažujte iba o cene, ale pozrite sa aj na iné možnosti, ktoré vám vzťah s dodávateľom ponúka.  

Outsourcing nie je iba o cene

Podľa spoločnosti Deloitte je jednou z najčastejších chýb, ktorej sa firmy pri prejednávaní končiacich sa kontraktov dopúšťajú, snaha odberateľa sústrediť všetku svoju pozornosť na cenu. Zníženie ceny, ktoré vidí odberateľ ako triviálne, často pre dodávateľa znamená vzdať sa veľkej časti ziskovej marže, ktorú mu kontrakt prináša, a preto sú vyjednávania o cene najťažšie. Okrem toho prílišný tlak na cenu vedie k demotivácii dodávateľa a k suboptimálnej kvalite služieb.

Odberatelia v snahe hľadať úspory stavajú dodávateľov do pozície „buď znížite cenu, alebo si nájdeme iného dodávateľa“, zabúdajú však, že väčšina dlhodobých outsourcingových kontraktov má zmluvne ošetrené výpovedné lehoty a definované kompenzácie pre dodávateľa, čo podstatne znižuje efekt, ktorý takéto „vyhrážanie“ na dodávateľa má.

Naopak, Deloitte odporúča pri renegociácii kontraktu sústrediť sa na iné oblasti, ktoré často skrývajú veľký potenciál pre zníženie nákladov a zároveň sú „win-win“ riešením, ktoré je priechodnejšie aj u dodávateľa:

• Hľadajte možnosti, ako zvýšiť efektívnosť a produktivitu poskytovaných služieb. Ak máte napr. v zmluve dohodnuté hodinové sadzby za služby súvisiace s podporou IT aplikácií, dodávateľ nie je motivovaný pracovať čo najefektívnejšie. Riešením môže byť zakomponovanie ukazovateľov produktivity do zmluvných podmienok. Iným príkladom sú služby outsourcovania call centier – hodinové sadzby vs sadzba za vykonaný hovor.
• Motivujte dodávateľa, aby prichádzal s návrhmi na zlepšenie procesov a úsporu nákladov. Dodávatelia outsourcingových služieb majú vďaka svojej špecializácií väčšie možnosti a skúsenosti a často krát dokážu odberateľom kompetentne poradiť, ak majú na to tú správnu motiváciu.  Do zmluvy je možné zahrnúť parametre, ktoré budú dodávateľa motivovať k identifikácii takýchto príležitostí.
• Odstráňte zo zmluvy zbytočné obmedzenia, ktoré dodávateľovi bránia fungovať efektívne: odberatelia zvyknú z opatrnosti a prezieravosti do zmlúv dávať rôzne obmedzenia, ako je napr. povinnosť používať svoje dátové centrá a špecializované na mieru postavené aplikácie namiesto štandardizovaných platforiem, ktorými disponuje dodávateľ. Odstránenie týchto obmedzení pomôže dodávateľovi zapojiť jeho riešenia, s ktorými vie pracovať efektívnejšie a rýchlejšie, a tak v konečnom dôsledku znížiť náklady.
• Rozšírenie rozsahu služieb: pre odberateľa môže byť jednoduchšie presvedčiť napr. dodávateľa IT outsourcingových služieb, aby rozšíril servis v oblasti údržby a správy softvérových aplikácií a užívateľskej podpory, ako ho tlačiť do nižšej ceny.
• Využitie inovácií a vývoja na trhu. Vo všeobecnosti jednotkové náklady na outsourcing väčšiny činností na trhu klesajú vďaka inováciám v technológiách a procesoch. Ak od uzatvorenia outsourcingového kontraktu uplynulo niekoľko rokov, je veľká šanca že na trhu sa objavili nové možnosti ako znížiť náklady na poskytovanie služieb, ale váš dodávateľ ich neidentifikoval, alebo ho k tomu zmluva nemotivuje. O tom, ako pri uzatváraní outsourcingových kontraktov využiť benchmarking, sa dočítate tu.