Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Ako sa vysporiadať s čiastočnými úhradami faktúr zo strany odberateľov

Časté krátenie úhrad zo strany odberateľa spôsobuje zvýšenú administratívnu záťaž, spomalenie inkasa pohľadávok a potenciálne zníženie ziskovosti. Pri jeho eliminácii je potrebné nájsť správny pomer medzi vynaloženou námahou a získaným úžitkom.

12.08.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Čiastočné úhrady faktúr zo strany odberateľa takmer vždy komplikujú správu a riadenie pohľadávok, najmä ak vznikajú vo veľkom rozsahu.

S čiastočnou úhradou faktúr sa napríklad často stretávajú firmy, ktoré dodávajú veľkým maloobchodným reťazcom. Odberatelia krátia úhrady z rôznych dôvodov, ako sú reklamácia dodávky (kvalita, balenie, počet a pod.), nesprávne uvedená fakturačná cena alebo nesprávne zohľadnená dohodnutá zľava na faktúre, alebo započítanie faktúry so spätným bonusom, marketingovými či zalistovacími poplatkami.

Čiastočné úhrady prinášajú viaceré problémy:

1. Spomaľovanie inkasa a cashflow:  odberateľ kráti platbu namiesto toho, aby čakal na dobropis alebo opravnú faktúru
   
2. Zvyšovanie administratívnej záťaže: veľký počet krátených úhrad komplikuje odsúhlasovanie zostatkov a vyžaduje dodatočné ľudské zdroje
   
3. Zneužívanie zo strany odberateľov: hoci prevažná väčšina krátených platieb je zo strany odberateľa oprávnená, odberatelia môžu platby krátiť zámerne aj v neoprávnených prípadoch s cieľom zlepšiť svoj cashflow, pričom zostávajúcu čiastku uhradia po niekoľkých dňoch alebo týždňoch až po reklamácii zo strany dodávateľa
   
4. Znižovanie zisku: ak odberateľ kráti úhrady neoprávnene a dodávateľ to prehliadne alebo zámerne od vymáhania upustí s cieľom ušetriť čas a námahu, vedie to k poklesu ziskovosti
   
5. Dominantná pozícia odberateľa: zákazník je často v dominantnej pozícii (napr. maloobchodný reťazec) voči dodávateľovi
   

Hlavnou dilemou, ktorá súvisí s čiastočnými úhradami je fakt, že väčšina prípadov krátených faktúr je zo strany odberateľa oprávnená. Dodávateľ však musí vynaložiť veľa energie na to, aby identifikoval prípady, ktoré sú neoprávnené. Ak by mal na jednej strane skúmať všetky krátené platby, viedlo by to k veľmi nízkej efektívnosti, keďže vo väčšine prípadov sú krátenia oprávnené. Na druhej strane ak by dodávateľ všetky prípady ignoroval, prichádzal by o neoprávnene krátené tržby, ktoré by časom narastali, pretože odberatelia by jeho laxný prístup začali zneužívať.

Cieľom pri eliminácii čiastočných úhrad je preto nájsť správny pomer medzi vynaloženou námahou a nákladmi na jednej strane, a získaným úžitkom na druhej strane, a zabezpečiť, aby odberatelia čiastočné úhrady nezneužívali.

Odporúčania

• Najúčinnejším  spôsobom je zabezpečiť správnosť vystavených faktúr a fyzických dodávok, t.j. súlad s objednávkou, kúpnou zmluvou a platným cenníkom a poskytnutými zľavami. Odporúčania, ako predchádzať chybám v dodávkach a na faktúrach nájdete napr. v článkoch Fakturácia ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok,  Cenotvorba ako predpoklad pre bezproblémové riadenie pohľadávok alebo Efektívne riadenie pohľadávok začína pri cenovej ponuke. Bohužiaľ však ani bezchybná dodávka a fakturácia nezabráni tomu, aby odberateľ faktúru nezapočítal so svojou pohľadávkou voči dodávateľovi.
  
• Dohodnutie špeciálnej zľavy za chybnú kvalitu, manká a pod. Dodávateľ môže odberateľovi navrhnúť, že na základe priemernej výšky oprávnených reklamácii z minulosti bude na každú faktúru uvádzať špeciálne dohodnutú zľavu alebo na základe realizovaného obratu vystaví odberateľovi každý mesiac či štvrťrok dobropis, a odberateľ sa zaviaže, že v dohodnutých prípadoch nebude krátiť úhrady faktúr.
  
• Dohodnutie platobných podmienok pri hlavných obchodných rokovaniach: ak sa téma krátených úhrad otvorí na rokovaniach na úrovni key account manažéra alebo obchodného riaditeľa, dodávateľ má väčšiu šancu na dosiahnutie dohody o výhodnejších platobných podmienkach.
  
• Aktualizovaný cenník vrátane všetkých platných zliav a prebiehajúcich promo akcií: fakturačné a obchodné oddelenie musí pracovať s jedným aktuálnym cenníkom a na jednom mieste aktualizovať informácie o pripravovaných a prebiehajúcich promo akciách. Ideálne je, ak evidenciu promo akcií a ich automatické zahrnutie do faktúry umožňuje podnikový informačný systém. Čím komplikovanejšia je cenotvorba a čím viac rôznych druhov zliav a promo akcií dodávateľ realizuje, tým rastie pravdepodobnosť chybne vystavených faktúr.
  
• Automatické odpisovanie drobných položiek. Dodávateľ si môže určiť hranicu, pri ktorej bude všetky otvorené pohľadávky súvisiace s čiastočnou úhradou automaticky odpisovať. Táto metóda je účinná pri veľmi veľkom počte krátených úhrad, ktoré nie je efektívne fyzicky všetky preskúmať. Nakoľko väčšina prípadov krátenia býva zo strany odberateľa oprávnená a väčšinou platí pravidlo 80/20, môže byť takýto prístup nákladovo vysoko efektívny. Pre rôzne dôvody krátených úhrad môže firma nastaviť rozdielny limit v závislosti od pravdepodobnosti ich vymoženia (viď nižšie).
  
• Monitorovanie čiastočných úhrad podľa jednotlivých odberateľov: kontinuálne vyhodnocovanie krátených úhrad v absolútnej výške a ako % celkových tržieb podľa ich odôvodnenia a na úrovni jednotlivých zákazníkov poskytne firme cenné informácie o tom, či niektorí dodávatelia čiastočné úhrady nezneužívajú, ako aj informácie o problematických oblastiach, ktoré je možné na strane dodávateľa zlepšiť (napr. časté reklamácie týkajúce sa nesprávneho balenia alebo počtu dodaných produktov treba posunúť na oddelenie expedície, reklamácie týkajúce sa nesprávne uvádzaných zliav bude riešiť finančné a obchodné oddelenie).  
  
• Rozdelenie krátených úhrad podľa dôvodu a pravdepodobnosti ich vymoženia, ak sú identifikované ako neoprávnené, a následná prioritizácia. Napríklad neoprávnené krátenie faktúry z dôvodu nesprávnej výšky zľavy na faktúre je relatívne jednoduchšie dokázať, ako reklamáciu počtu dodaných kusov.
  
• Ak je firma vystavená veľkému počtu čiastočných úhrad, ktoré musí administratívne zvládať, môže byť užitočné zadefinovať výkonnostné parametre, ako je maximálna doba na vyriešenie konkrétnych typov krátených platieb, a vyhodnocovať efektívnosť celého administratívneho procesu pomocou ukazovateľov, ako je napr. počet prijatých vs počet vyriešených krátených platieb, hodnota úspešne reklamovaných krátených platieb ako % tržieb, porovnanie nákladov súvisiacich s riešením čiastočných úhrad (mzdy, režijné náklady a pod.) s úspešne reklamovanými kráteniami, a pod.