Účtovníctvo, Dane & Legislatíva | Účtovníctvo & Finančné výkazy

Ako sa vyhnúť problémom pri inventúre zásob

Odporúčania, ako zefektívniť proces inventúry a ktorým chybám sa vyhnúť

08.10.2013 | Zdroj: KPMG

Rastislav Begán, FCCA, CA, riaditeľ na oddelení auditu, KPMG Slovensko 

Hoci inventúra patrí k bežným kontrolným metódam, opakovane sa stretávame s procesnými nedostatkami, ktoré firmám priebeh inventúry zbytočne komplikujú.

Kedy a prečo je vhodné robiť inventúru

Vykonanie fyzickej inventarizácie zásob minimálne raz za účtovné obdobie požaduje priamo zákon o účtovníctve. Zákon však nepredpisuje, kedy je inventúru potrebné urobiť. Firmy si tak jej načasovanie môžu zvoliť podľa vlastnej potreby, napríklad inventúru urobiť vo viacerých fázach, pričom v každej inventarizujú buď vybranú skupinu položiek, alebo vybrané sklady či prevádzky.

Okrem zákonnej požiadavky overiť výšku zásob v účtovnej závierke firmy vykonávajú inventúru aj priebežne počas roka na kvartálnej báze alebo častejšie, aby zabezpečili bezproblémový priebeh a plánovanie výroby a nákupu, požadovanú dostupnosť produktov a úroveň dodávateľského servisu, a optimálnu úroveň zásob. Napríklad:

• Firmy s veľkým objemom a obratom zásob, ako sú napríklad maloobchodné spoločnosti, alebo výrobné spoločnosti s komplikovaným výrobným procesom a veľkým počtom skladov
  
• Firmy, u ktorých hrozí vyššie riziko vzniku zastaraných a pomalyobrátkových zásob, ako napr. výrobcovia rýchloobrátkového spotrebného tovaru dodávajúci do maloobchodných sietí, ktorí často menia produkty (gramáž, balenie, promo akcie, inovácie a pod.), kvôli čomu sa suroviny alebo obalové materiály rýchlo stanú nepoužiteľné pre ďalšiu výrobu, alebo finálne výrobky zostanú nepredajné
  
• Vybrané položky zásob, ktoré majú vysokú hodnotu (napr. existuje riziko odcudzenia), sú kritické pre výrobný proces alebo pre úroveň zákazníckeho servisu (napr. najdôležitejšie hotové výrobky), alebo sú náchylné na vznik inventúrnych rozdielov
  
• Firmy, ktoré reportujú finančné výsledky materskej spoločnosti (ak je táto napr. kótovaná na burze)
  

Odporúčania pre vykonávanie fyzickej inventúry

Nasledujúce odporúčania vychádzajú z našich skúseností pri finančnom audite spoločností na Slovensku. Hoci sa jedná o zdanlivo banálne záležitosti, neustále narážame na spoločnosti, ktoré sa týchto chýb dopúšťajú a zbytočne si pri riadení zásob a fyzickej inventúre komplikujú život.

1.  Písomná smernica o vykonávaní inventúry

Písomná smernica neznamená zbytočnú byrokraciu. Je dôležitá z nasledovných dôvodov:

• Vo firme komunikuje dôležitosť riadenia zásob a fyzickej inventúry
  
• Zabezpečuje kontinuitu vo vykonávaní inventúry: ak dôjde k zmene v zložení tímu, ktorý inventúru vykonáva napr. odchodom zamestnancov z firmy, noví členovia tímu takto majú hneď k dispozícii potrebné informácie, ako inventúru vykonávať.
  
• Zabezpečuje konzistentnosť: smernica pomáha vykonávať inventúru každý rok rovnakým spôsobom v rôznych prevádzkach či dcérskych spoločnostiach
  
• Pomáha zabezpečiť, že inventúra sa vykoná transparentne, plynule a v požadovanom rozsahu
  

Smernica by mala čo najdetailnejšie popisovať presný postup a spôsob vykonania inventúry, čas vykonania inventúry, kto inventúru vykonáva a kto je za jej priebeh a výsledky  zodpovedný. To znamená pomenovať sklady, v ktorých sa má inventúra vykonať, detailne zadefinovať fyzický tok inventúry (napr. postupovať od skladov materiálu pozdĺž toku výroby), ako majú vyzerať inventúrne hárky a ako sa do nich majú údaje zaznamenávať, rozdelenie skladov medzi inventúrne tímy a pod.

Stretávame sa aj s prípadmi, keď firmy síce majú písomné smernice, ale pri inventúre sa nedodržiavajú. Napríklad hoci smernica vyžaduje, aby inventúrne hárky, do ktorých sa výsledky zaznamenávajú, neobsahovali evidovaný počet položiek, inventúrne tímy si vytlačia kompletné zostavy, aby si počítanie zjednodušili. V tomto smere je potrebný neustály dôraz a kontrola zo strany manažmentu, príp. využitie interného auditu alebo inej nezávislej osoby na posúdenie dodržiavania interných pravidiel. 

2.  Zaškolenie a motivácia inventúrneho tímu

Nie je zriedkavosťou, že inventúru vykonávajú „nedobrovoľne“ vybraní zamestnanci finančného, obchodného či iného oddelenia, ktorí sú „donútení“ prísť urobiť niečo, čo inak vôbec nerobia. V lepšom prípade si nejasne pamätajú, ako sa robila inventúra posledný rok, v tom horšom sú na fyzickej inventúry po prvý krát. Ak sa inventúra robí cez víkend, ich motivácia poctivo a spoľahlivo spočítať všetky položky a následne skúmať zistené inventúrne rozdiely je ešte nižšia.

Preto je potrebné, aby boli všetci zamestnanci dostatočne zaškolení ako inventúru vykonávať a aby vedeli, čo sa od nich očakáva a čo nesmú robiť. Ideálne je využívať zamestnancov, ktorí s inventúrou majú dostatočné skúsenosti a striedať ich medzi jednotlivými prevádzkami a skladmi. Ak je tím neskúsený, môže byť pred ostrou inventúrou vhodné urobiť krátku skúšobnú inventúru.

3.  Príprava skladov na inventúru

Predpokladom efektívnej kontroly zásob je poriadok v skladoch. Sklady by mali byť podľa možnosti zreteľne označené jedinečným kódom alebo pomenovaním (aj vtedy, ak sa v nich práve nenachádzajú zásoby) a zásoby by sa mali skladovať iba na presne určených miestach. Často sa napr. stáva, že rovnaký materiál sa môže vo výrobe nachádzať na viacerých miestach – v sklade, výrobnom medzisklade, pri linke a pod. – čo samozrejme nie je problém, ak sú tieto miesta jasne definované a označené a osoba, ktorá inventúru vykonáva, o nich vie a systematicky zásoby počíta. Pri väčšom počte skladov môže byť vhodné zadefinovať skladové zóny (napr. nákup, výroba, expedícia, náhradné diely a pod.)

Súvisiaci článok: Inventúra zásob: ako označovať skladové miesta

Všetky známe zastarané, poškodené či inak problematické zásoby je vhodné označovať a skladovať oddelene, aby pri počítaní nedošlo k ich zámene s ostatnými položkami.

Inventúru je ideálne robiť v čase, keď je výroba zastavená, aby počas inventúry nedochádzalo k pohybom zásob a aby sa tieto nespočítali viac krát. Zároveň je potrebné, aby boli podľa možnosti všetky výdaje a príjmy zásob do dňa fyzickej inventúry zaznamenané v skladovom systéme, inak vzniknú na jednotlivých skladoch manká a prebytky. Niektoré inventúrne tímy si sklady fyzicky prejdú a „upracú“ deň pred inventúrou.

Ak výrobný proces nie je možné zastaviť, bude vykonanie inventúry oveľa náročnejšie: inventúrny tím musí dokonale poznať výrobný proces a tok materiálov a počas počítania mať pod kontrolou pohyby zásob. Niekedy je preto lepšie niekoľko dní počkať, a inventúru vykonať, keď bude daná prevádzka odstavená.

4.  Označovanie skladových položiek

Pre efektívnu kontrolu zásob a plynulý priebeh inventúry je dôležité správne používanie slovných označení a kódov skladových položiek. Napríklad pre označenie položiek nie je dôležitý ich vzhľad a vizuálny opis, ale ich kategorizácia a umiestnenie v sklade. Pre kódy položiek nie je vhodné používať sériové či výrobné čísla dodávateľov, nemali by byť príliš dlhé a obsahovať ľahko zameniteľné písmená. Viac o označovaní skladových položiek nájdete v článku Zásoby: správny výber názvov a kódov skladových položiek.

5.  Systematický prístup

Často sa stretávame s tým, že priebeh inventúry nie je dostatočne zorganizovaný:

• Nie je jasne zadefinovaný fyzický tok inventúry, sklady sa počítajú chaoticky bez vopred stanoveného poradia
  
• Zamestnanci nepočítajú zásoby postupne a systematicky, odbiehajú z miesta na miesto
  
• Jednotlivé tímy nemajú presne rozdelené sklady a miesta, ktoré počítajú
  

Dôsledkom býva viacnásobné započítanie tej istej položky alebo naopak jej vynechanie.

Dôležité je mať presne určené poradie, v akom sa jednotlivé sklady a skladové miesta počítajú, a  pokiaľ je to možné aj postup počítania položiek v jednotlivých skladoch (napr. vždy zľava doprava, vždy zhora nadol a pod.). Užitočnou pomôckou je označovanie položiek, ktoré už boli spočítané (štítkami, nálepkami a pod.). Každý zamestnanec, ktorý inventúru vykonáva, musí mať presne určené, ktoré sklady má spočítať, a ktoré nie.

6.  Transparentnosť a nezaujatosť

Cieľom inventúry je zistiť objektívny fyzický stav a následne ho porovnať so stavom evidovaným v systéme.

Inventúrne hárky, do ktorých inventúrny tím zaznamenáva napočítané výsledky, nesmú obsahovať evidovaný počet / objem / váhu jednotlivých položiek. Inak sa stane, že zamestnanci sa pri počítaní snažia dopracovať k číslu, ktoré je evidované v systéme, a ak sa im to nepodarí, položku je ťažké spočítať alebo nestíhajú, jednoducho zaznačia rovnaký počet, aby si uľahčili prácu alebo aby sa vyhli následnému skúmaniu inventúrnych rozdielov.

Inventúrny hárok musí obsahovať všetky položky zásob v systéme, t.j. aj tie, u ktorých systém momentálne eviduje nulový zostatok.

Ďalším predpokladom objektívnosti inventúry je nezaujatosť zamestnancov, ktorí inventúru vykonávajú: zásoby nesmie počítať osoba, ktorá je na ich výške hmotne alebo inak zainteresovaná. Napríklad nemal by to byť skladník zodpovedný za daný sklad, alebo zamestnanci, ktorí vo výrobe zadávajú pohyby zásob do systému. Ideálne je, ak tím tvoria úplne nezávislé osoby, ktoré v danej prevádzke nepracujú a nemajú osobné väzby na zodpovedných skladníkov. Stretli sme sa napríklad s prípadom, že vo väčšej priemyselnej skupine boli v jednej z fabrík skladníci dohodnutí so zamestnancami finančného oddelenia na manipulácii zásob, ktoré postupne rozkrádali a o delili sa o zisk.

7.  Evidovanie inventúrnych rozdielov

Jeden z najčastejších problémov súvisiacich s inventúrnymi rozdielmi je spojený so zaevidovaním manka alebo prebytku, pričom o niekoľko dní sa „stratená“ resp. „prebytočná“ položka nájde. Medzitým však už nákup mohol vystaviť objednávku, aby doplnil chýbajúce množstvo, alebo výroba znížiť výrobu v domnienke, že na sklade hotových výrobkov je položiek viac, ako bolo evidovaných v systéme.

K odstráneniu tohto problému sú potrebné jednak skúsenosti osoby, ktorá skúma a eviduje inventúrne rozdiely a ktorá by mala byť dostatočne kompetentná posúdiť, či sa jedná o skutočné manko alebo či ide pravdepodobne iba o zámenu položiek alebo o presun danej položky medzi skladmi (napr. sa nachádza na inom sklade alebo inej prevádzke). Druhým spôsobom je mať v systéme a pri kontrole zásob podchytené aj jednotlivé skladové miesta, t.j. počítané položky evidovať a počítať podľa fyzického uskladnenia. Riešením je tiež vytvoriť virtuálne sklady „manká“ a „prebytky“, na ktorých sa problematické položky evidujú, pokiaľ sa nepotvrdí, že sa jedná o skutočný inventúrny rozdiel.

Rastislav Begán má 17 ročné skúsenosti s prácou v poradenských spoločnostiach Big4 v oblasti auditu a procesov uzatvárania účtovníctva pre potreby reportingu. Z toho 3 roky pôsobil v Prahe a 4 roky v austrálskom Sydney.  V prípade otázok ohľadom mesačnej závierky alebo finančného auditu ho môžete kontaktovať na e-mailovej adrese rbegan@kpmg.sk, prípadne pani Šikulovú na adrese asikulova@kpmg.sk. 

Na spoločnosť KPMG sa vzťahuje obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa portálu CFO.sk a jeho odborných prispievateľov a partnerov.