Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

7 tipov ako sa brániť, keď veľkí zákazníci nechcú platiť načas

Malé firmy musia často strpieť svojvoľné odďaľovanie splatnosti faktúr zo strany veľkých odberateľov. Dodávatelia by však mali vedieť, kedy povedať nie, a upratať si vo vlastnom dome, aby situáciu svojim zákazníkom zbytočne neuľahčovali.

11.02.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Pre podobné prípady vôbec nemusíme chodiť ďaleko – ak ste jedným z dodávateľov do maloobchodných reťazcov, veľkých priemyselných spoločností, automobiliek alebo výrobcov spotrebnej elektroniky, pravdepodobne máte s takými situáciami skúsenosti.

Podľa online prieskumu americkej asociácie pre riadenie pohľadávok NACM tretina amerických firiem vníma riziko, že veľkí zákazníci si budú diktovať nevýhodné platobné podmienky, ako najväčší problém v procese riadenia a inkasa pohľadávok v roku 2013.

V mnohých prípadoch dodávateľ nemá na výber a musí akceptovať nové podmienky, ak chce zostať v hre. Na druhej strane každý nátlak má svoje hranice, nielen etické, ale predovšetkým ekonomické, ktoré musí každý dodávateľ perfektne poznať. Je totiž lepšie predávať menej a so ziskom, ako skončiť v konkurze.

Mnohí dodávatelia si sami zbytočne zhoršujú situáciu nedôsledným a chybovým fakturačným procesom. Často nemajú určené vlastné hranice a nie sú na jednania s odberateľmi pripravení.

Prinášame vám niekoľko tipov, ako si v podobných situáciách poradiť.

Poznajte svoju cenu

To, že je firma malá, nemusí vždy znamenať, že nie je pre odberateľa dôležitá. Pouvažujte, do akej miery a ako ľahko ste pre vášho zákazníka nahraditeľní, a podľa toho nastavte svoju vyjednávaciu pozíciu.

Buďte pripravení a prepočítajte si, kde sú vaše hranice

Dôkladne si prepočítajte, ako odlišné doby splatnosti vašich faktúr ovplyvňujú váš cashflow a náklady. Sú hranice, pri prekročení ktorých je lepšie sa veľkého zákazníka vzdať, aby ste sa vyhli riziku platobnej neschopnosti.

Pripravte si viacero alternatív, ktoré ponúknete zákazníkovi namiesto dlhej doby splatnosti, napríklad rozšírený servis, záručnú dobu alebo zľavu pri predčasnom splatení faktúry. Prepočítajte finančný efekt každej alternatívy a buďte pripravení o nich diskutovať na rokovaniach s odberateľom.

Nedajte odberateľovi priestor, aby zneužíval vaše vlastné chyby

Ak sa chcete vyhnúť zbytočným problémom, nastavte vlastné procesy a kontrolné mechanizmy tak, aby perfektne fungovali.

Zaveďte efektívny systém, ktorý ihneď identifikuje a upozorní na omeškania. Zaveďte elektronické párovanie faktúr a došlých platieb a automatizované zasielanie upomienok zákazníkom niekoľko dní potom, ako sú v omeškaní. Veľkí zákazníci často neplatia, pokiaľ sa im menší dodávatelia sami neozvú. Nezabudnite na upomienke zákazníkovi slušne pripomenúť, čo ho budú stáť úroky z omeškania.

Nedajte odberateľovi priestor, aby mohol zneužívať vaše vlastné chyby. Vystavte a zašlite faktúry ihneď pri dodaní tovaru či služby. Zaveďte dôsledný proces kontroly dát v dodacích listoch a faktúrach, najlepšie automatizovaným prenosom dát z objednávky.Odberatelia s obľubou zneužívajú rôzne chyby alebo formálne nedostatky na faktúrach a dodacích listoch na to, aby odďaľovali platby. Napríklad ak pošlete chybnú faktúru niektorému veľkému maloobchodnému reťazcu, poštou vám ju bez upozornenia vráti späť, a novú opravenú faktúru, ktorú mu pošlete, zaradí na „spodok kopy“ a automaticky posunie splatnosť o niekoľko týždňov, a to aj napriek tomu, že vaša fyzická dodávka bola v poriadku!

Buďte tvrdí, ak zákazník poruší dohodnuté podmienky

Veľkí odberatelia často len skúšajú posunúť dobu splatnosti plošne všetkým svojim dodávateľom, a dúfajú, že väčšina z nich bude nové podmienky potichu tolerovať. Bohužiaľ to tak vo väčšine prípadov naozaj je, ale dajte si záležať, aby ste nepatrili do tejto skupiny. Ak zatlačíte späť, zákazník zväčša vaše námietky akceptuje, pretože sa mu nechce otvárať rokovania s každým dodávateľom. Uspokojí sa s tým, čo dosiahol na úkor väčšiny ostatných dodávateľov, ktorí nič nenamietali.

Ak vám zrazu začnú platby chodiť na účet o desať dní neskôr, ako máte dohodnuté v zmluve, oznámte odberateľovi, že cena, ktorú ste si dojednali, je platná pri dohodnutých platobných podmienkach. Ak chce platiť neskôr, budete nútení cenu zvýšiť, alebo fakturovať penále z omeškania.

Vždy do zmlúv presadzujte jasné pravidlá o úrokoch z omeškania, a neváhajte ich využiť, ak odberateľ porušuje zmluvu. Zväčša fungujú ako dobrý preventívny a zastrašovací prostriedok.

Buďte slušní, ale tvrdí, a odberateľ radšej zváži, či sa mu oplatí s vami púšťať do konfliktu.

Fakturujte zálohovo alebo po čiastkach

Vzťahuje sa to najmä pre dodávateľov rôznych služieb a priemyselných tovarov. Oddelenia, ktoré tieto služby u vášho odberateľa objednávajú, majú často stanovený rozpočet na celkové náklady, ale nie vždy majú stanovené pravidlá pre platobné podmienky, a ešte zriedkavejšie sú pre nich dôležité.

Navrhnite platbu povedzme 30% pri splnení prvej časti zmluvy, 30% pri dodaní a zvyšok 30 dní po dodaní.

Platobné podmienky dohadujte vždy pri rokovaní o cene

Nenechávajte dohodu o platobných podmienkach na samostatné rokovanie, ale vždy o nich rokujte pri dohadovaní hlavných obchodných podmienok, kedy sa dajú ľahšie využiť rôzne ústupky a vyjednávacie taktiky. Ak si na to spomeniete neskôr, dodávateľ už medzičasom zabudol, v čom ste mu ustúpili na hlavnom jednaní, a bude chcieť presadiť platobné podmienky, ktoré sú pre neho najvýhodnejšie.

Kontaktujte partnerov, s ktorými ste zmluvu uzatvárali

Niekedy je zbytočné volať na finančné oddelenie, kde vám len oznámia, že vašu platbu majú nastavenú so splatnosťou 45 dní a viac s tým nevedia urobiť. Požiadajte, aby vaše finančné alebo obchodné oddelenie kontaktovalo finančné oddelenie odberateľa za vás, a vy kontaktujte priamo osobu z nákupného oddelenia, s ktorou ste obchod uzatvárali, a ktorá bude mať viacej porozumenia pre vaše námietky alebo protinávrhy.