Controlling & Finančná analýza | Reporting

Pravidlá efektívneho reportingu

Niekoľko odporúčaní pre finančné oddelenia, ako zvýšiť kvalitu reportov a poskytovať efektívnu spätnú väzbu

16.07.2013 | Zdroj: CIMA

CFO.sk 

Príspevok je pripravený na základe článku „8 ways to... Give finance feedback“, ktorý bol uverejnený v časopise organizácia CIMA Financial Management Magazine.

Dbajte na jednoduchosť a prehľadnosť

Nezahlcujte manažérov množstvom čísel, v ktorých musia pátrať po informácii, ktorá je pre nich relevantná.

Nathan Tate, vedúci kontrolór spoločnosti FAUN Municipal Vehicles, ktorý viedol projekt implementácie finančného reportingu pre celonárodnú sieť dopravných skladov a servisných centier, hovorí: „Používali sme čo najjednoduchšie metódy, ako napríklad rôzne farby. Väčšinu informácií sme prezentovali vo forme grafov a ukazovali historické trendy. Majstri a prevádzkoví vedúci nechcú vidieť výsledovku s 12 stĺpcami čísel.“

„Každé číslo, ktoré niekoľko mesiacov nikto nepoužíval, sme vylúčili. Pomohlo to sprehľadniť reporty a vedúci zamestnanci sa mohli sústrediť na ukazovatele, ktoré boli pre nich najdôležitejšie“ dodáva Tate.

Reportuje manažérom čísla, za ktoré sú zodpovední a ktoré môžu ovplyvniť

Niekedy sú čísla pochádzajúce z účtovníctva „skreslené“ účtovnými metódami, ako napr. časové rozlišovanie výnosov a nákladov, čomu línioví manažéri nerozumejú.  

Je lepšie komunikovať ukazovatele, ktoré poznajú, sú súčasťou ich hodnotenia a odmeňovania a ktoré môžu osobne ovplyvniť. Často to znamená doplniť finančné informácie o prevádzkové nefinančné ukazovatele.

Zrozumiteľnosť

Vysvetlite kolegom z ostatných oddelení veci, ktoré sú pre finančné oddelenie samozrejmosťou. Pracovníci z výroby alebo dopravy netušia, čo znamená pracovný kapitál a aký je rozdiel medzi ziskom a cashflow.

Finančný tím firmy FAUN sa snažil líniovým manažérom uľahčiť prácu s financiami. „Ak je niekto povýšený do pozície regionálneho riaditeľa a dostane na stôl reporty a výsledovky, ktoré predtým nikdy nevidel, očakávajte problémy.“ hovorí Tate. „Všetci naši majstri a predáci, ktorí pracujú v jednotlivých skladových a servisných centrách, dostávajú tieto informácie, aby sa s nimi mohli oboznámiť. Tiež sme zabezpečili, aby boli manažérske reporty na rôznych úrovniach manažmentu konzistentné. Každé číslo je vždy na rovnakom mieste, a ako ľudia postupujú v organizácii vyššie, nestane sa im, že by dostali do rúk niečo, čo nepoznajú“.

Finančné oddelenie ako partner

Vicky Godliman, finančný kontrolór v softvérovej firme Trustmarque Solutions vysvetľuje, ako sa jeho tím snaží pomáhať iným oddeleniam a poskytovať im aktívnu informačnú a analytickú podporu.

Keď raz napríklad poisťovne sprísnili kreditné podmienky pre akceptáciu nových klientov, finančné oddelenie iniciovalo diskusie s obchodným tímom o tom, podľa akých kritérií platobnej schopnosti sa majú zákazníci považovať za spoľahlivých a ktorí budú zaradení medzi rizikových. Následne spoločne identifikovali nové výhody, ktoré mali kompenzovať klientov v rizikovej kategórií. Napríklad po uplynutí určitej doby sa klientom, ktorí platili poistné včas a bez problémov, prísne podmienky uvoľnili.

Dajte ľudí do obrazu

Je dôležité, aby všetci zamestnanci chápali širší kontext a hlavné ciele spoločnosti a ako ich môžu ovplyvniť svojimi výkonmi a KPI, za ktoré sú osobne zodpovední. 

Vodárenská spoločnosť Business Stream má na stenách svojich kancelárií rozvešanú maticu všetkých KPI, ktoré sa sledujú v celej spoločnosti. Každý tak môže vidieť, ako jeho osobné KPI zapadajú do kontextu a prečo sú dôležité. Johanna Dow, finančná riaditeľka spoločnosti, rozposiela mesačné finančné prehľady všetkým zamestnancom, ktoré ukazujú, ako sa plnia kľúčové KPI celej firmy.

Komunikujte obojsmerne

Dajte ľuďom možnosť, aby sa mohli na reportované čísla pýtať a požadovať vysvetlenia. Niekedy sa tým odhalia chyby v reporte, inokedy to ľuďom pomôže pochopiť, prečo sú čísla také, aké sú. Ak majú byť za dosahovanie svojich KPI zodpovední, majú právo vedieť, či sú čísla v poriadku a ako boli vypočítané.

CIMA je najväčšia globálna organizácia združujúca odborníkov v oblasti manažérskeho účtovníctva a kontrolingu, ktorá poskytuje profesionálnu kvalifikáciu CGMA. Na Slovensku poskytuje školenia pre získanie kvalifikácie CGMA spoločnosť BPP.