Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Optimalizácia doby obratu záväzkov

Optimalizácia a systematický prístup k riadeniu záväzkov z obchodného styku a platobných podmienok poskytuje veľký priestor pre predĺženie doby obratu záväzkov a zlepšene cashflow.

05.04.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Záväzky z obchodného styku sú hlavným zdrojom financovania prevádzkových potrieb spoločnosti. Dodávateľské úvery pomáhajú firmám znižovať prostriedky viazané v pracovnom kapitáli.

Podľa mnohých prieskumov má väčšina firiem značné rezervy v riadení svojich záväzkov. Napríklad podľa analýzy Ernst & Young 1,000 najväčších spoločnosti v Európe by mohlo lepším riadením záväzkov uvoľniť hotovosť vo výške 90 až 150 mld. EUR. 

Snažte sa o vyrovnanú dobu obratu záväzkov a pohľadávok

Podľa vyššie spomínaného prieskumu je pomer priemernej doby obratu pohľadávok a záväzkov v najväčších európskych spoločnostiach 52 ku 46. V obidvoch oblastiach E&Y identifikoval rezervy v podobnej výške, čo znamená, že lepším riadením by firmy mohli tieto ukazovatele priblížiť a výrazne tak zlepšiť svoju likviditu.

Čím väčší je rozdiel medzi reálnou dobou obratu vašich pohľadávok a záväzkov, tým viac sa sami stávate „bankou“, ktorá financuje svojich obchodných partnerov na váš úkor. Ak majú vaši odberatelia príliš silnú vyjednávaciu pozíciu a nie je možné tieto podmienky zmeniť, snažte sa nevýhodné platobné podmienky presunúť na vašich dodávateľov.

Vytvorte kategórie schválených dodávateľov

V spolupráci s oddelením nákupu vytvorte zoznam schválených dodávateľov, rozdeľte ich do kategórií podľa dôležitosti (príp. aj podľa kvality a spoľahlivosti dodávok) a pre každú z nich zadefinujte platobné podmienky.

Napríklad kategória A – kľúčoví dodávatelia, pri ktorých je potrebné dodržiavať dohodnuté platobné podmienky v záujme zachovania kontinuity dodávok, a kategória B – alternatívni alebo menej dôležití dodávatelia a kategória C – ostatní dodávatelia, pri ktorých je možné určité omeškanie v rámci dodávateľmi tolerovaných limitov (viď nižšie).

Výhodou obmedzenia zoznamu použiteľných dodávateľov je zachovanie konzistencie v dodávkach, kvalite a platobných podmienkach, a pokiaľ je priebežne monitorovaná finančná stabilita týchto dodávateľov, aj predchádzanie možnému výpadku v dodávkach.

Z hľadiska riadenia pracovného kapitálu a cashflow je výhodou, že všetci dodávatelia pracujú so schválenými platobnými podmienkami, ktoré zodpovedajú potrebám spoločnosti. Využívanie dodávateľov mimo schváleného zoznamu môže viesť k skráteniu doby splatnosti faktúr.

Ďalšou výhodou obmedzenia počtu dodávateľov je zvýšenie objemu nákupu na jedného dodávateľa a tým lepšie možnosti využitia objemových rabatov.

Využívajte toleranciu vašich dodávateľov

Ak platíte všetky faktúry načas, s veľkou pravdepodobnosťou sa oberáte o nezanedbateľnú čiastku hotovosti.

Týmto nechceme nabádať k zámernému porušovaniu zmluvne dohodnutých platobných podmienok. Krátke meškanie s úhradou je však väčšinou zo strany dodávateľov tolerované. Iba malé percento dodávateľov začne aktívne naháňať svojich zákazníkov hneď v prvý alebo druhý deň po splatnosti, väčšina tak robí s odstupom jedného týždňa alebo ešte dlhšie. Laxný prístup dodávateľov tak dáva firmám určitý priestor natiahnuť doby splatnosti bez toho, aby negatívne ovplyvnili obchodné vzťahy. 

Napríklad podľa prieskumu Danske Bank a Ernst & Young až 75% severoeurópskych firiem platí faktúry načas. Poukazuje to na vysokú platobnú disciplínu škandinávskych firiem,ale zároveň aj na veľký priestor na zlepšenie cashflow.. 

Neplaťte skôr ako musíte

Rozšíreným zvykom je uhrádzanie platieb v jeden stanovený deň v týždni, čo pomáha zvyšovať efektívnosť pri kontrole a zadávaní platobných príkazov. Ak sa však všetky faktúry splatné v daný týždeň platia napríklad v stredu alebo vo štvrtok, automaticky sa faktúry so štvrtkovým a piatkovým termínom splatnosti hradia predčasne. 

Zahrňte platobné podmienky do hlavných jednaní s dodávateľmi

Pri rokovaniach s dodávateľmi klaďte na platobné podmienky rovnaký dôraz, ako na rokovania o cene a ostatných kľúčových dodacích podmienkach, a o oboch oblastiach rokujte súčasne. Zvyšujete tým priestor na manévrovanie pri vyjednávaní. Ak ponecháte dohodu o platobných podmienkach na neskôr, môže byť ťažšie dosiahnuť želaný výsledok.

Vždy zahrňte platobné podmienky do rámcovej dodávateľskej zmluvy.

Plaťte podľa dohodnutých obchodných podmienok, nie údajov na faktúre

Dodávatelia niekedy omylom a niektorí aj úmyselne uvádzajú na svoje faktúry skorší termín splatnosti, ako je zmluvne dohodnutý.

Podľa vyššie spomínaného prieskumu takmer dve tretiny severoeurópskych firiem uhrádza faktúry automaticky v deň splatnosti uvedený na dodávateľskej faktúre, čím môžu takéto chyby prehliadať a zbytočne sa pripraviť o niekoľko dní, počas ktorých by mohli hotovosť podržať na svojom účte.

Ak vám to informačný systém umožňuje, nastavte v ňom pre každého dodávateľa termín splatnosti podľa zmluvne dohodnutých podmienok, ktorý bude definovať najskorší možný termín úhrady, alebo ktorý vás upozorní, ak do systému zadáte dátum z faktúry, ktorý je skorší ako dohodnutá doba splatnosti.

Využívajte zľavy za predčasnú úhradu faktúr

Ak vaši dodávatelia ponúkajú zľavu za predčasnú úhradu, prepočítajte si výhodnosť ponuky. Napríklad zľava 2% pri platbe do 10 dní a štandardnej dobe splatnosti 30 dní zodpovedá výnosu vo výške 36% p.a. 1% zľava vám prinesie ročný výnos 18% p.a. - stále viac ako sú náklady na kapitál väčšiny spoločností. Hoci sa percentuálna výška zľavy zdá nízka, pri veľkých objemoch dodávok sa dostávame do zaujímavých čísel.

Aby ste mohli benefitovať zo zliav za predčasnú úhradu,musíte mať nastavený efektívny proces schvaľovania faktúr. Ak vám schválenie dodávateľskej faktúry trvá v priemere dva týždne, tak nebudete schopni takéto zľavy efektívne využiť. Napríklad podľa prieskumu Danske Bank takmer polovica firiem schvaľuje dodávateľské faktúry do 7 dní, z toho 7% do 2 dní, a 35% firiem to trvá v priemere 8 až 14 dní.

Ideálne je, ak máte zavedené elektronické schvaľovanie došlých faktúr a ich párovanie s objednávkou a príjemkou. Automatizácia celý proces výrazne urýchli a odbremení od papierovania. Viac ako 75% severoeurópskych firiem z vyššie spomínaného prieskumu plánovalo využívať elektronické schvaľovanie faktúr a automatizované párovanie dodávateľských faktúr s objednávkou a príjemkou.

Presuňte zodpovednosť za dobu obratu záväzkov na nákupné oddelenie

Pracovníci nákupu najlepšie poznajú situáciu a vzťahy so svojimi dodávateľmi, a mali by byť zodpovední za dohodnutie takých zmluvných platobných podmienok, ktoré sú odsúhlasené s finančným oddelením a ktoré zabezpečia firme čo najoptimálnejšie riadenie cashflow.

Finančné oddelenie by malo v spolupráci s oddelením nákupu zadefinovať minimálnu a optimálnu dobu splatnosti faktúr, s prihliadnutím na možné dopady na nákupnú cenu a kvalitu dodávok. Zároveň by sa mali spoločne dohodnúť jasné podmienky, za ktorých je možné využívať zľavy za predčasné úhrady (napr. zadefinovaním minimálneho požadovaného ročného výnosu, ktorý je pri každej zľave možné prepočítať) a voči ktorým dodávateľom môžu byť úhrady posunuté v rámci dodávateľmi tolerovaného omeškania.

Využite možnosti financovania dodávateľského reťazca

V Európe rastie využívanie programov na financovanie dodávateľského reťazca. Jeho najbežnejšou formou je reverzný faktoring. Reverzný faktoring je vhodný pre väčšie firmy s vysokým ratingom, ktorý môžu využiť pre zavedenie programu financovania záväzkov z obchodného vzťahu. Odberateľ benefituje zo stabilizácie dodávateľských vzťahov a dlhšej doby splatnosti faktúr, a pre jeho dodávateľov predstavuje reverzný faktoring lacnejšiu formu financovania pohľadávok ako bežný faktoring alebo prevádzkový úver, a stabilnejší cashflow. Na Slovensku programy reverzného faktoringu ponúka napríklad Tatra banka, a niektoré ďalšie väčšie regionálne banky pripravujú jeho zavedenie. 

Centralizujte nákup

Centralizácia  nákupu pre viaceré dcérske spoločnosti alebo divízie umožňuje sprehľadniť nákup a lepšie využívať objemové rabaty. Centralizácia je bežne využívaná prax. Napríklad vyše 60% spoločností zahrnutých do prieskumu Danske bank využíva centralizáciu nákupu, a ďalších 10% plánovalo centralizáciu implementovať.