IT & systémy | IT outsourcing

Nespokojní IT riaditelia: najvyšší čas otvoriť zmluvy o outsourcingu

Prečo sú firmy nespokojné s existujúcimi outsourcingovými projektmi a ako pristupovať k renegociácii zmlúv o outsourcingu IT aktivít

04.02.2014 | Zdroj: Alsbridge

CFO.sk 

V čase finančnej krízy v rokoch 2008 – 2009 boli firmy nútené rýchlo znižovať náklady a často krát hľadali úspory v outsourcingu IT aktivít. Vstup do outsourcingových projektov pod tlakom a narýchlo však priniesol viac problémov ako úžitku. Na veľa dôležitých detailov sa zabudlo, firmám klesli tržby a zoštíhlili svoje produktové portfólio, na trh prišli nové technológie. Staré outsourcingové zmluvy sa stali pre firmy príliš obmedzujúce a väčšina z IT riaditeľov sa zastrája existujúcu spoluprácu prehodnotiť.

Vyplýva to z prieskumu medzinárodnej poradenskej firmy v oblasti outsourcingu Alsbridge, ktorá oslovila 250 IT riaditeľov v západoeurópskych krajinách. Viac ako polovica z nich priznala, že v čase recesie uzatvárali outsourcingové kontrakty  s cieľom znížiť náklady narýchlo a pod tlakom. 40% IT manažérov priznalo, že v minulosti nechali príliš veľa otvorených detailov na obdobie po podpise outsourcingovej zmluvy, kedy sa ich vyjednávacia pozícia výrazne oslabila.

Výsledkom sú dlhodobé outsourcingové kontrakty, ktoré dnes nespĺňajú očakávania: ukazujú sa ako obmedzujúce, málo flexibilné a nezodpovedajúce novej trhovej realite a potrebám firiem.

Až tri štvrtiny oslovených firiem preto plánuje v blízkej dobe renegociovať existujúce zmluvy alebo otvoriť nový tender. Najčastejším dôvodom je zmena v dostupných technológiách a technologických potrebách firiem. Firmy chcú vyťažiť z cloudových a mobilných technológií, ktoré boli pred piatimi rokmi v plienkach, ale ich existujúce outsourcingové zmluvy im to neumožňujú. U 46% firiem sa zmenili prevádzkové podmienky a požiadavky na outsourcingový model, a 45% firiem dopláca na to, že zmluvy im neumožňujú dostatočne reagovať na zmeny v dopyte.

Viac ako tretina firiem má dojem, že dodávateľ IT služieb nerobí to, čo od neho očakávali, a 44% IT riaditeľom chýba zo strany dodávateľov proaktivita, snaha inovovať procesy a zlepšovať status quo. Aj to je v mnohých prípadoch dôsledkom nedostatočne naplánovaného projektu a vzájomného nepochopenia sa s dodávateľom.

Nech už sú motivácie IT riaditeľov na zmenu existujúcich outsourcingových kontraktov akékoľvek, Alsbridge upozorňuje, že veľa krát sa dá situácia vyriešiť, ak si obe strany sadnú za rokovací stôl namiesto toho, aby odberateľ hneď vypisoval nový tender. Tender znamená naštrbenie dôvery existujúceho partnera, kopec času a dodatočných nákladov.

Renegociácia kontraktu však nie je vždy jednoduchá, najmä ak sa jedná o veľkých a skúsených dodávateľov. Takmer polovica IT riaditeľov, ktorí sa o to pokúsili, skončili so svojím IT dodávateľom pri otvorenom konflikte.

Súvisiace články:

• Ako vyťažiť maximum z renegociácie outsourcingových zmlúv
  
• Odvážnejšie firmy vyťažia z outsourcingu viac
  

Alsbridge má niekoľko odporúčaní, ako postupovať pri renegociácii IT outsourcingových zmlúv:

• Renegociáciu kontraktu nikdy nenechávajte na poslednú chvíľu, začnite s dostatočným časovým predstihom. V závislosti na veľkosti a dôležitosti outsourcovaných aktivít Alsbridge odporúča začať dva roky pred jeho ukončením. Možno sa to zdá veľa, treba si však uvedomiť, že na vyhodnotenie existujúcej spolupráce, prípravu nového prevádzkového modelu a zohľadnenie zmien v procesoch a dostupných technológiách treba veľa času, a treba si nechať aj rezervu na prípadnú potrebu vyhlásenia nového tendra, ak sa s existujúcim dodávateľom nedohodnete. Odkladanie na poslednú chvíľu povedie opäť iba k tomu, že zmluvné parametre nebudú dohodnuté optimálne.
  
• Vždy sa na rokovania dobre pripravte. IT dodávatelia majú skúsené vyjednávacie tímy, a začať bez jasnej stratégie čo chcete dosiahnuť a bez dát, ktorými môžete argumentovať, je strata času.
  
• Jednou z možností, ako získať informácie pre argumentáciu s dodávateľom, ktoré ho dostanú pod tlak, je vypísanie nového tendra a získanie alternatívnych ponúk. Ak však nechcete nevyhnutne meniť dodávateľa, toto riešenie môže destabilizovať vzťah s existujúcim dodávateľom. Alternatívou je osloviť konzultačné firmy, ktoré disponujú informáciami o aktuálnych trhových cenách a prevádzkových štandardoch poskytovaných služieb pre rôzne typy outsourcovaných aktivít (benchmarky).
  
• Nesnažte sa pomocou outsourcingu za každú cenu znížiť náklady na maximálnu možnú mieru. Výsledkom bude demotivovaný dodávateľ a zhoršená kvalita služieb. Najlepšie fungujúce outsourcingové projekty sú tie, pri ktorých sa obe strany snažia vytvoriť dlhodobý obchodný vzťah, kde odberateľ dodávateľa zbytočne neobmedzuje a poskytne mu priestor pre maximálne využitie jeho infraštruktúry a skúseností, a kde je dodávateľ finančne motivovaný kontinuálne zlepšovať kvalitu služieb a prichádzať s inovatívnymi návrhmi.
  

Súvisiace články

• 5 kritických oblastí pri outsourcingových zmluvách
  
• Najčastejšie príčiny neúspechu outsourcingových projektov
  
• 7 krokov k úspešnému outsourcingu