Controlling & Finančná analýza | Reporting

Najčastejšie problémy s používaním KPI

Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI – Key Performance Indicators) majú potenciál nasmerovať firmu správnym, ale aj úplne nesprávnym smerom.

18.06.2014 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Prinášame niekoľko najčastejších problémov súvisiacich s používaním KPI:

• KPI nie sú zosúladené so strategickými cieľmi spoločnosti, napr. vedenie chce zvýšiť kvalitu servisu a spokojnosť zákazníka, ale prevádzka a logistika má nastavené agresívne ciele v znižovaní nákladov, ktoré nie sú doplnené o ukazovatele týkajúce sa zákazníkov (napr. včasnosť dodania, počet reklamácií a pod.)
  
• KPI sú orientované na vysvetľovanie minulosti a neposkytujú informácie o očakávanej výkonnosti v budúcnosti. To umožňujú zabezpečiť predstihové ukazovatele, ktoré poskytujú vedeniu viacej času na zareagovanie. Napr. počet reklamácií, rozpracovaných objednávok, odídených klientov či ukazovatele makroekonomického sentimentu poskytujú indikáciu o budúcom vývoji tržieb. Viac o predstihových ukazovateľoch tu alebo tu.
  
• KPI ako absolútne čísla - môžu pôsobiť kontraproduktívne, napr. fixne stanovená výška nákladov vo výrobe nereflektuje neplánované zmeny v dopyte a objeme výroby. Pri náraste objemov vedie k poklesu kvality, pretože prevádzky škrtí náklady, pri poklese objemov prevádzka náklady dočerpá, aby nebol rozpočet na budúci rok znížený. Niekedy sú preto vhodnejšie relatívne ukazovatele (napríklad náklad na jednotku výroby).
  
• Príliš veľa KPI – signalizuje, že firma nemá jasno vo svojich cieľoch. Napr. na úrovni top manažmentu je používanie viac ako 10 KPI často kontraproduktívne (viď aj prieskum AFP).
  
• Zamestnanci nerozumejú, ako sú KPI vypočítané, alebo z akých dát sú vypočítané
  
• Zamestnanci nerozumejú, ako sú KPI prepojené na ich odmeňovanie, alebo odmeňovanie nie je na KPI prepojené vôbec
  
• Zamestnanci nerozumejú, prečo sú konkrétne KPI sledované, majú pocit, že dôležitejšie sú iné ukazovatele
  
• KPI sú nastavené zhora a bez diskusie, čo znižuje ich akceptáciu zo strany zamestnancov a vytvára kultúru „oni vs my“.
  
• Dosiahnuté výsledky sú vyhodnocované na základe dát, ktoré nie sú spoľahlivé a ktorým zamestnanci nedôverujú
  
• KPI sú nastavené nerealisticky, s dostupnými zdrojmi ich nie je možné dosiahnuť. Opodstatnenosť nastavených cieľov by malo vedenie obhájiť ich porovnaním s minulosťou (rozumný nárast), porovnaním s inými časťami organizácie (napr. medzi obchodnými tímami navzájom), alebo s konkurenciou (externý benchmarking)
  
• Výpočet dosiahnutých výsledkov je v réžii osoby, ktorá má konflikt záujmov (napr. prevádzkový riaditeľ poskytuje podklady pre výpočet prestojov vo výrobe)
  
• Na úrovni vedenia sa používajú iba finančné ukazovatele a chýbajú kvalitatívne a prevádzkové KPI, vedenie sa pozerá na výkonnosť vlastnej firmy bez kontextu externého prostredia (trh, ekonomika, zákazníci, konkurencia, makro). V takom prípade sa napr. úspora v nákladoch na nakupovaný materiál môže javiť pozitívne, ak však ceny nakupovanej komodity na trhu klesli výraznejšie, nákup neušetril toľko, koľko mu ponúkol trh)
  

Súvisiace články:

• Manažérske dashboardy
  
• Best practice v kontrolingu a manažérskom účtovníctve
  
• Implementácia Balanced Scorecard v spoločnosti Coors
  
• Aplikácia predstihových ukazovateľov v praxi