Controlling & Finančná analýza | Reporting

Manažérske dashboardy

Dashboardy predstavujú užitočný reportingový nástroj, ktorý poskytuje manažmentu všetky dôležité informácie pre sledovanie výkonnosti a prijímanie rozhodnutí vo vizuálne prehľadnej forme.

10.09.2013 | Zdroj: CFO Edge

CFO.sk 

Príspevok je pripravený na základe dokumentu spoločnosti CFO Edge „Performance Measurement: At the Heart of Performance Management“.

Manažérske dashboardy predstavujú pokročilú formu reportingu, ktorá vhodným vizuálnym znázornením komunikuje historický a prípadne očakávaný vývoj kľúčových výkonnostných ukazovateľov (KPI) a poskytuje ucelený obraz o výkonnosti firmy alebo jej časti (divízia, oddelenie, proces a pod). Dashboardy agregujú všetky dôležité informácie, ukazujú trendy, upozorňujú na problematické oblasti, a tým umožňujú manažmentu pohľadom na jednu A4 rýchlo pochopiť situáciu a navrhnúť korektívne opatrenia.

Príklad dashboardu, ktorý ukazuje, ako sa vyvíja úroveň dodávateľského servisu (% splnených objednávok) a s ňou súvisiace výkonnostné ukazovatele, je uvedený nižšie.

Dashboardy je možné používať na všetkých úrovniach riadenia, od top manažmentu až po jednotlivé nákladové strediská vo výrobe. Často znázorňujú kombináciu nefinančných a finančných ukazovateľov, tak ako vo vyššie uvedenom prípade – popri percentuálnom vyjadrení plnenia objednávok ukazuje report aj peňažné vyjadrenie objednávok, ktoré neboli zrealizované, pretože požadovaný produkt nebol na sklade k dispozícii (položka „Backorder“).

Dashboardy tak poskytujú manažérom a zamestnancom informácie o tom, ako ich výkonnosť ovplyvňuje kľúčové finančné ukazovatele spoločnosti a ciele stanovené v business pláne.

Dashboardy tiež agregujú informácie z rôznych funkcií / oddelení: veľa firiem má svoje manažérske reporty rozdelené podľa jednotlivých oddelení (predaj, výroba, nákup, logistika a pod.), čo motivuje jednotlivých manažérov k sledovaniu svojich vlastných cieľov a často môže pôsobiť kontraproduktívne. Napríklad dashboard môže ukazovať komplexný pohľad na otázku kvality, ktorý integruje ukazovatele z nákupu, výroby, predaja a zákazníckeho servisu a ukazuje, ako sú navzájom prepojené:

• Meranie kvality výrobkov na výstupe (%)
  
• Náklady na prepracovanie (eur)
  
• Meranie kvality vstupných materiálov (%)
  
• Reklamácie kvality zo strany zákazníkov (% / počet)
  
• Náklady na reklamácie zo strany zákazníkov (eur)
  
• Agregovaný dopad na prevádzkový zisk (eur)
  

Ako vytvoriť dashboardy

Donedávna bolo automatizované vytváranie manažérskych dashboardov možné iba v  business intelligence aplikáciách ako Cognos či Hyperion. Dnes existuje množstvo nadstavbových aplikácií a ERP systémov, ktoré umožňujú ich vytváranie, a plnohodnotné dashboardy je možné pripraviť aj v aplikácii Microsoft Power Pivot, ktoré pracujú s poslednými verziami MS Excel.

Dashboardy sú založené na agregovaní vybraných KPI, ktoré merajú výkonnosť kritických ukazovateľov v sledovanej oblasti. Pre tieto KPI je potrebné nadefinovať zdrojové dáta a hĺbku detailu. Pre efektívnu vizuálnu prezentáciu sa používajú grafy, mierky, mapy a pod., často spojené s textovými komentármi. Používatelia dashboardov môžu zobrazované dáta meniť filtrovaním, zadávaním časového obdobia či rôznej hĺbky detailu.

KPI zahrnuté v dashboardoch je potrebné prepojiť so systémom odmeňovania príslušných manažérov a zamestnancov.

Príklad

Vyššie znázornený dashboard zobrazuje najdôležitejšiu informáciu – úroveň dodávateľského servisu – vo vizuálne najdôležitejšej ľavej časti reportu ako časový trend skutočných mesačných výsledkov a ich porovnanie s cieľovou hodnotou (99,5%). Hlavný ukazovateľ dopĺňajú podporné ukazovatele s cieľovými hodnotami, ktoré sú zobrazené na pravej strane:

• Presnosť plánovania v % (porovnanie skutočného a plánovaného objemu dodávok) s cieľovou hodnotou 98%
  
• Finančné vyjadrenie nezrealizovaných dodávok, kde si spoločnosť stanovila maximálnu prípustnú úroveň vo výške 18 000 USD / mesiac
  
• Doba dodania (čas, ktorý uplynie od prijatia objednávky po expedíciu) max. 15 dní
  

Pre každý podporný KPI je stanovené cieľové rozpätie: bledo šedá farba predstavuje hodnoty, ktoré presahujú stanovený cieľ, stredne tmavou farbou je zobrazené akceptovateľné rozpätie, a najtmavšia farba zobrazuje výkonnosť pod prípustnú hranicu, kedy je potrebné preskúmať dôvody a prijať korektívne opatrenia. Oranžovým štvorčekom je zobrazená cieľová hodnota.

V júni sa presnosť plánovania odbytu pohybovala pod cieľovou hodnotou, ale v akceptovateľných hraniciach, čo znamená, že nie je potrebné prijímať žiadne ďalšie opatrenia. Objem nezrealizovaných objednávok však prekročil prípustnú hranicu (presiahol 20 000 USD), a dashboard na túto skutočnosť upozorňuje červenou bodkou pri nadpise ukazovateľa.

CFO Edge je vedúci poskytovateľ služieb v oblasti outsourcingu finančného riadenia v Kalifornii, USA.