HR & Finančné oddelenie | Moderný CFO

Kontroling? Povedzte mi konečne niečo, čo ešte neviem.

Kontroling má až príliš často imidž oddelenia, ktoré robí analýzy pre analýzy a v skutočnosti nikomu nepridáva hodnotu. Niekoľko odporúčaní, ako to zmeniť.

04.11.2013 | Zdroj: AFP

CFO.sk 

Finančné oddelenia neposkytujú manažmentu a ostatným oddeleniam užitočné informácie a odporúčania potrebné k riadeniu spoločnosti a k rozhodovaniu. Podľa prieskumu poradenskej firmy CEB má takýto názor 79% opýtaných členov vedenia firiem.

Manažment a ostatné oddelenia vo firme vo väčšine prípadov poriadne nevedia, ako by im kontrolingové oddelenie mohlo pri riešení svojich problémov a pri prijímaní rozhodnutí pomôcť, a ani neočakáva, že by mohlo priniesť užitočné odporúčania a ukázať im niečo nové, čo doteraz nevedeli: iba 14% z nich má predstavu, aké podporné analýzy pre nich finančné oddelenie môže urobiť. Dôsledkom toho je, že zamestnanci kontrolingového oddelenia trávia čas robením zbytočných alebo príliš detailných analýz, ktoré sa týkajú málo dôležitých rozhodnutí: iba jedna tretina kontrolingových oddelení sa venuje tým správnym úlohám a analýzam.

Oddelenie kontrolingu (resp. oddelenie finančných analýz a plánovania) by si preto malo formálne zadefinovať oblasti, v ktorých bude manažment a ostatné oddelenia vo firme pomocou analýz podporovať, a túto informáciu v rámci firmy zreteľne komunikovať. Inými slovami zvyšok firmy musí vedieť, v akých situáciách a akým spôsobom môže kontroling pomôcť. Zároveň by mal kontroling zamietať požiadavky na analýzy, ktoré firme nepridávajú hodnotu alebo v ktorých nevie poskytnúť kvalifikovanú pomoc.

Veľmi dôležité je tiež vybudovať si dobré vzťahy s predstaviteľmi top manažmentu, ktoré predstaviteľom kontrolingu umožnia získať lepšiu predstavu o strategických prioritách firmy a nasmerovať tak svoje analytické kapacity na tie najdôležitejšie projekty a rozhodnutia.

Podľa CEB je jedným z dôvodov, pre ktoré mnohé kontrolingové tímy pracujú neefektívne, prílišná posadnutosť detailom. Kým kolegovia z ostatných oddelení často potrebujú iba „približnú“ predstavu, kontroling stráca čas získavaním dokonalých informácií a robením zbytočne detailných analýz, ktorý by namiesto toho mohol využiť na interpretáciu výsledkov analýzy, formuláciu odporúčaní, analýzu scenárov a možných alternatív a pod. Podľa prieskumu CEB však až 89% kontrolingových tímov nevie nájsť správnu rovnováhu medzi úrovňou detailu a pridanou hodnotou vykonávanej analýzy.

Niektoré kontrolingové tímy si preto zadefinovali interné usmernenia, ktoré ich zamestnancom pomáhajú ukázať, do akého detailu je potrebné ísť a kde sa treba zastaviť, aký podiel času venovať zberu informácií a aký podiel ich analýze a formulácii odporúčaní. To závisí aj od povahy a významu požiadavky, na ktorých kontroling pracuje:  pri rozhodovaní o zatvorení závodu alebo ukončení predaja významného produktu je potrebné pracovať s presnými informáciami a ísť do detailu, zatiaľ čo v iných situáciách postačí, ak analýza poskytne iba približné usmernenie. 

Podľa CEB kontrolingové oddelenia tiež neefektívne riadia svoj čas a interné zdroje, pretože často akceptujú požiadavky ostatných oddelení bez toho, aby zvážili, či sú dôležité a pre firmu vôbec potrebné: iba 21% kontrolingových oddelení v skutočnosti trávi čas na úlohách a analýzach, ktoré pre firmu pridávajú hodnotu, a iba 10% má stanovené pravidlá, ako definovať priority a uprednostňovať analytické požiadavky prichádzajúce od ostatných oddelení.