Controlling & Finančná analýza | Reporting

Interaktívne reporty namiesto desiatok slidov

Moderné business intelligence riešenia umožňujú dynamickú prezentáciu a analýzu dát a vytvárajú priestor pre konštruktívnu diskusiu na pracovných stretnutiach

10.06.2014 | Zdroj: ACCA

CFO.sk 

Pri príprave finančných a manažérskych reportov mnohí z nás narážajú na problém, ako zmestiť veľké množstvo dát do čo najmenšieho počtu grafov a tabuliek, ktoré vedeniu ukážu najdôležitejšie informácie nevyhnutné pre rozhodovanie.

Napríklad manažment nezaujíma iba celková odchýlka tržieb od plánu, ale chce vedieť, ako sa darí jednotlivým odberateľom, produktom či obchodným skupinám a rozpitvávať čísla do väčšieho detailu.

MS Power Point má ako prezentačný nástroj svoje obmedzenia – ukazuje statické informácie, každý jednotlivý slide treba naplniť údajmi a naformátovať, a pokiaľ sa požadovaná informácia v prezentácii nenachádza, musíme sa pohrabať v Exceli alebo prihlásiť do informačného systému. Svoje limity má aj MS Excel, hoci poskytuje viac flexibility ako Power Point.

Členovia ACCA na Slovensku mali 14. mája na klubovom večere venovanom téme Big Data možnosť pozrieť si prezentáciu Agáty Waterloos, finančnej riaditeľky Microsoft Slovakia, ktorá im ukázala možnosti využitia Business Intelligence nástroja PowerView v manažérskej praxi.

Laicky povedané, PowerView je interaktívny nástroj určený pre vizuálnu prezentáciu veľkého množstva dát, ktorý v sebe spája vlastnosti Power Pointu, Excelu, databázy a interaktívneho dashboardu. Manažment nemusí listovať v niekoľkostranových prezentáciách, PowerView mu umožní na jednej obrazovke prezerať a analyzovať informácie jednoduchým klikaním na parametre, ktoré ho zaujímajú. Dáta sa menia na pozadí a dashboard v priebehu niekoľkých sekúnd ukáže pohľad, ktorý manažéra zaujíma.

Na grafe nižšie je uvedený reálny príklad obchodného reportu, ktorý používa vedenie spoločnosti Microsoft (samozrejme so zmenenými názvami a hodnotami) a ktorý ukazuje rozdelenie tržieb podľa geografických oblastí, produktových segmentov, porovnanie s plánom, a rozdelenie tržieb na tržby z nových a existujúcich produktov. Na prvý pohľad sa zdá, že najlepší výsledok dosiahol región „Carthage“, ktorý prekročil plán o takmer 6 mil. USD. 

Jedným kliknutím na horizontálny stĺpec Carthage označený červenou šípkou sa údaje v dashboarde vyfiltrujú tak, že zobrazujú iba informácie týkajúce sa tohto regiónu. Bližší pohľad na stredný graf v dolnej časti ukáže, že v skutočnosti celé prekročenie plánu tržieb tohto regiónu pochádza z obnovenia existujúcich produktových licencií a opakujúcich sa objednávok, zatiaľ čo v predaji nových produktov región zaostáva za plánom o 6,4 mil. USD:

Ďalším kliknutím na šípkou označený stĺpec na obrázku vyššie sa údaje v celom dashboarde zmenia tak, že zobrazujú iba tržby z nových produktov – viď nasledujúci obrázok. Na grafe označenom šípkou vidno, že nielen Carthage, ale aj ďalšie regióny zaostávajú v plnení plánu predaja nových produktov: 

Ako PowerView funguje naživo si môžete pozrieť v tomto videu na YouTube. Predpokladom pre jeho používanie je samozrejme dostupnosť potrebných dát. Jeho pridanou hodnotou je možnosť dynamicky prezentovať a analyzovať údaje, tie si však sám nedokáže vytvoriť.

Aplikácia PowerView je súčasťou business intelligence riešení spoločnosti Microsoft PowerBI. Možno ju používať buď na vlastnej infraštruktúre, alebo na báze cloudu. Pre jej použitie on-premise je potrebný SQL Server 2012/2014 a SharePoint Server 2010/2013. Užívatelia pracujú s internetovým prehliadačom, prípadne s MS Excel Professional 2013.

PowerBI umožňuje kombinovať použité vstupné dáta z rôznych zdrojov. Najčastejšie sú vstupné dáta umiestnené v databázach na serveroch (ako SQL Server, MS Access, Oracle DB, MySQL a iné), ale môžu byť umiestnené aj priamo na osobnom počítači ako textové prípadne excelové súbory. Pomocou technológie PowerQuery je možné pripojiť sa aj k tabuľkám na webových stránkach, ktoré môžu byť pravidelne aktualizované. 

Viac informácií ako aj bezplatnú skúšobnú verziu možno nájsť na stránke www.powerbi.com.