Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Efektívne inkaso pohľadávok: výhody komunikačného plánu

Formálny komunikačný plán pomáha vytvoriť systematický a manažmentom odsúhlasený prístup k riadeniu pohľadávok po lehote splatnosti

09.08.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Dve tretiny slovenských firiem sa začne zaoberať pohľadávkami až vtedy, keď sú po splatnosti viac ako 30 dní, čo naznačuje veľký priestor na urýchlenie inkasa a zníženie nákladov na nedobytné pohľadávky.

Jedným z užitočných nástrojov, ako podporiť systematické riadenie inkasa pohľadávok, je formálny komunikačný plán, ktorý definuje, kedy a akým spôsobom bude firma kontaktovať odberateľov.

Komunikačný plán definuje konkrétne termíny a kroky inkasného oddelenia / oddelenia správy pohľadávok. Intenzita a naliehavosť komunikácie s odberateľom s predlžovaním doby po splatnosti eskaluje.

Uvedený plán je vždy potrebné upraviť pre jednotlivé segmenty odberateľov. Napríklad pri väčších odberateľoch / pohľadávkach môže firma proaktívne kontaktovať zákazníka ešte pred dátumom splatnosti faktúry a skontrolovať, či dodávka prebehla v poriadku, či dodávateľ dostal faktúru a či je nastavená na úhradu k dátumu splatnosti. Naopak pri menších odberateľoch môže byť proces zautomatizovaný – séria troch upomienkových telefonátov s rastúcou mierou naliehavosti a automatické pozastavenie dodávok po prekročení stanovenej doby omeškania.

Komunikačný plán je vhodné nechať odsúhlasiť top manažmentom, aby sa nestalo, že oddelenie, ktoré pohľadávky spravuje, urobí agresívne kroky smerom k zákazníkom, ktoré vážne ohrozia obchodné vzťahy. Manažment musí byť informovaný, aké kroky firma podniká voči odberateľom. Vhodným spôsobom je napr. automatické upozorňovanie obchodného a finančného riaditeľa o plánovanom pozastavení dodávok odberateľom a o plánovanom postúpení pohľadávky na právne oddelenie, alebo zasielanie dvojtýždenných reportov o problematických odberateľoch a o stave riešenia pohľadávky.

Vo všeobecnosti platí, že intenzívnejšia a skoršia komunikácia s odberateľom je lepšia ako žiadna alebo oneskorená komunikácia.  Najefektívnejšou metódou komunikácie je telefonovanie. Včasné upozorňovanie na polehotné pohľadávky má pozitívny „edukačný“ charakter a upozorňuje odberateľov, že firma to s inkaso pohľadávok myslí vážne. Niektorí odberatelia môžu reagovať podráždene na kontrolné telefonáty pred dátumom splatnosti faktúry – lepšie je začať rozhovor upozornením na iné faktúry, ktoré sú v omeškaní, alebo ho formulovať ako otázku, či je odberateľ spokojný s dodávkou a či sa nevyskytli nejaké reklamačné problémy.  

Pri využívaní inkasných agentúr je vhodné jasne zadefinovať situácie a termíny, v ktorých firma postúpi pohľadávky na vymáhanie. Čím skôr je pohľadávka postúpená agentúre, tým je väčšia pravdepodobnosť, že bude inkasovaná skôr a v plnej výške. Firma si môže napr. definovať negatívny zoznam odberateľov, voči ktorým nebude pohľadávky postupovať (napr. strategicky významní obchodní partneri, pri ktorých sa omeškania riešia na úrovni top manažmentu), a všetky ostatné pohľadávky, ktoré sú po splatnosti dlhšie ako 30 dní, postupovať automaticky.