Controlling & Finančná analýza | Pracovný kapitál

Ako vyhodnotiť efektívnosť inkasnej agentúry

Kvantitatívne a kvalitatívne kritériá, podľa ktorých je možné vyhodnocovať efektívnosť a pridanú hodnotu inkasných agentúr

26.08.2013 | Zdroj: CFO.sk

CFO.sk 

Firmy, ktoré využívajú služby špecializovaných agentúr v oblasti inkasa a vymáhania pohľadávok, by mali pravidelne vyhodnocovať ich efektívnosť a pridanú hodnotu. Pri vyhodnocovaní inkasnej agentúry sú dôležité tak kvantitatívne, ako aj kvalitatívne kritériá.

Kvantitatívne kritériá

Kvantitatívne kritériá umožňujú firme sledovať výkonnosť inkasnej agentúry v čase, porovnávať rôzne agentúry navzájom medzi sebou a porovnávať kvalitu jej služieb s dohodnutými cieľmi.

Hlavným kritériom je miera úspešnosti vymáhania pohľadávok, t.j. podiel zinkasovaných prostriedkov na nominálnej hodnote postúpených pohľadávok. Podľa Credit Today je však vyhodnocovanie tohto ukazovateľa ovplyvnené viacerými faktormi. Najmä ak sa miera úspešnosti počíta ako jedno číslo z celého portfólia postúpených pohľadávok bez ohľadu na vek pohľadávok, krajinu a odvetvie dlžníka alebo stav pohľadávky v momente jej postúpenia, môže byť agregovaný ukazovateľ zavádzajúci.

• Z portfólia by sa mali vylúčiť pohľadávky, ktoré sú ešte stále otvorené (t.j. ktoré agentúra stále vymáha a môžu byť zinkasované), t.j. miera úspešnosti by sa mala počítať z uzatvorených pohľadávok (buď zinkasovaných, alebo nezinkasovaných). Tiež môže byť vhodné vylúčiť z výpočtu pohľadávky voči dlžníkom, ktorí v čase postúpenia už boli v konkurze.
  
• Vek pohľadávok: je štatisticky podložené, že čím neskoršie sa pohľadávka agentúre postupuje, tým je menšia šanca na jej vymoženie: pri pohľadávkach po lehote splatnosti 30 dní je miera úspešnosti nad 90%, 90 dní po lehote splatnosti okolo 70%, a ďalej miera úspešnosti výrazne klesá. Credit Research Foundation odporúča ako optimálny vek pohľadávky pre postúpenie na inkasnú agentúru 61 dní po splatnosti. Preto je rozdiel, ak vyhodnocujete mieru úspešnosti vymáhania pri pohľadávkach, ktoré sa postupujú 45 dní po splatnosti a tých, ktoré sa postupujú 120 dní po splatnosti.
  
• Krajina dlžníka: väčšinou je vhodné rozdeliť pohľadávky a vypočítavať mieru úspešnosti podľa rôznych krajín, alebo homogénnych trhov. Je rozdiel, ak na agentúru postupujete pohľadávky voči slovenským odberateľom, odberateľom z Talianska alebo Grécka, alebo odberateľom z Nemecka.
  

Napríklad priemerná celková miera úspešnosti podľa americkej asociácie Commercial Collection Agency Association dosahuje 45,5%. Podľa spoločnosti CreditCall, ktorá pôsobí aj na Slovensku, dosahuje miera úspešnosti u pohľadávok vymáhaných mimosúdnou cestou 20% - 60%, v prípade súdneho a exekučného vymáhania do 30%. 

Rozdelenie pohľadávok podľa spôsobu vymoženia: najmenej nákladný a najefektívnejší spôsob vymáhania pohľadávok je mimosúdnou cestou, naopak najdrahší spôsob sú súdne konania, konkurzy a pod. Preto je užitočné rozdeliť portfólio pohľadávok do kategórií podľa toho, akým spôsobom boli vymáhané (mimosúdnou cestou bez angažovania právnika, mimosúdnou dohodou s angažovaním právnika, súdne vymáhanie / exekúcie a pod.). Ak na základe tejto analýzy zistíte, že agentúra vymáha väčšinu pohľadávok cez súdy, možno nie sú jej interné procesy vymáhania dostatočne efektívne a príliš rýchlo postupuje pohľadávky právnikom, alebo pohľadávky postupujete na agentúru príliš neskoro.

Doba vymáhania:  ďalším dôležitým kvantitatívnym kritériom je čas, ktorý agentúra potrebuje na uzatvorenie pohľadávky. Vypočítajte, aký podiel pohľadávok je vymožených v prvom mesiaci po postúpení, v druhom mesiac atď. Na dobu vymáhania má opäť vplyv vek pohľadávky pri jej postúpení, ako aj vlastné kroky a aktivity, ktoré ste vyvinuli ešte pred postúpením.

Dôležité je kontinuálne vyhodnocovať dôvody neúspešného vymáhania pohľadávok. Vysoké percento prípadov pohľadávok, ktoré skončia v konkurze môžu naznačovať, že by ste mali zlepšiť proces vyhodnocovania kreditného rizika vašich odberateľov. Ak sú pohľadávky často uzatvárané v štádiu súdneho / exekučného vymáhania z dôvodu nedostatku majetku na strane dlžníka, agentúra možno dostatočne nevyhodnocuje pravdepodobnosť úspechu takého vymáhania (napr. či má dlžník nejaký majetok a pod.). Príliš časté ukončenie vymáhania z dôvodu oprávnenej reklamácie odberateľa naopak naznačuje, že je potrebné zlepšiť vaše interné procesy (súlad dodávok a faktúr s objednávkou, správny výpočet ceny, kvalita a pod.)

Kvalitatívne parametre

• Profesionálny prístup a komunikácia zamestnancov agentúry smerom ku klientom. To, ako sa agentúra správa k vašim zákazníkom, ovplyvňuje vaše obchodné vzťahy s týmito zákazníkmi – s mnohými z nich budete chcieť ďalej pokračovať v obchodnom styku v budúcnosti. Napríklad podľa skúseností spoločnosti CreditCall viac ako dve tretiny odberateľov, voči ktorým sú pohľadávky vymáhané, ďalej pokračuje v obchodovaní.
  
• Prístup agentúry smerom k vám – sú zamestnanci ochotní a flexibilní, snažia sa vaše otázky a požiadavky rýchlo vyriešiť? Zdá sa vám, že agentúra koná viac vo svoj vlastný ako vo váš prospech?
  
• Reporting – poskytuje vám agentúra pravidelné reporty v požadovanej kvalite, štruktúre a včas? Má k dispozícii on-line aplikáciu, cez ktorú môžete sledovať stav vášho portfólia a jednotlivých pohľadávok v reálnom čase?
  
• Flexibilita a pridaná hodnota – ak požadujete špeciálnu analýzu alebo report, je agentúra ochotná vyjsť vám v ústrety, alebo sa drží formálne dohodnutých reportov? Do akej miery sa agentúra snaží s vami analyzovať problémové oblasti, hľadať riešenia a navrhovať nové postupy? Aká je miera jej sebareflexie?