Controlling & Finančná analýza | Reporting

Ako finanční riaditelia zápasia s mesačnou závierkou

Rýchla, spoľahlivá a bezstresová mesačná závierka je snom každého CFO. Väčšina finančných oddelení však zápasí s opakom, a tlak na rýchlejšie a presnejšie výsledky neustále rastie. Podľa prieskumu firmy Adra Match je kľúčom k úspechu štruktúrovaný a kontrolovaný proces.

23.04.2013 | Zdroj: Adra Match

CFO.sk 

Zhrnutie

Prieskum firmy Adra Match odhaľuje že proces mesačnej závierky je mimoriadne náročný pre finančné oddelenia všade na svete a drvivá väčšina finančných riaditeľov je pod tlakom termíny závierky ďalej skracovať. Problémy súvisiace s nedostatočnou podporou informačných systémov, vysokou mierou využívania Excelu a manuálnych výpočtov, slabou organizáciou a kontrolou procesu, a komunikačnými bariérami majú za následok, že iba šokujúcich 23% finančných oddelení dôveruje výsledkom svojej vlastnej finančnej závierky.

Hlavné zistenia

Prieskum uskutočnený na vzorke 307 firiem, z ktorých dve tretiny boli z Európy, prináša zistenia, ktoré budú znieť povedome mnohým finančným riaditeľom: 

• Najväčším problémom pre CFO je nedostatočná dôvera vo výsledné čísla a reporty. Problém nespoľahlivých dát sa následne prenáša do riadenia firmy, pretože manažment môže na základe nesprávnych podkladov urobiť zlé rozhodnutie.
  
• Druhým a tretím najväčším problémom, a zároveň prioritou CFO na zlepšenie, je celková kvalita závierkového procesu a snaha ukončiť závierku rýchlejšie.
  
• 73% európskych firiem ukončuje mesačnú závierku a manažérske reporty v priemere do 6 dní, z toho 22% do 3 dní. Iba jednej desatine trvá závierka viac ako 11 dní.
  
• 90% finančných oddelení je pod tlakom zrýchliť proces závierky a tri štvrtiny sa sťažuje na vysoké pracovné zaťaženie počas tohto procesu. Tento tlak prichádza zo strany manažmentu a akcionárov, ale vo viacerých prípadoch sa o zrýchlenie závierky snažia samotní finanční riaditelia, aby získali čas na kvalitatívnu analýzu výsledkov.
  
• Iba jedna tretina firiem dokáže konzistentne pripravovať reporting v stanovenom termíne, zvyšok finančných oddelení viac alebo menej často termíny nestíha, alebo ich reporting nie je úplný.
  
• Asi najviac šokujúci je fakt, že až tri štvrtiny finančných zamestnancov nedôverujú reportovaným číslam. Pritom samotní finanční manažéri dôverujú výsledkom viac (30%) ako radoví zamestnanci finančného oddelenia (15%), čo vzbudzuje otázku, či CFO majú proces skutočne pod kontrolou a či majú zabezpečené dostatočné kontrolné mechanizmy (napr. dvojitá kontrola výstupov apod.).
  
• Ďalším zistením je extrémna závislosť na Exceli. Až tri štvrtiny firiem kontroluje a odsúhlasuje zostatky účtov na účtovné operácie pomocou Excelu, alebo dokonca v kombinácii Excel + papier, a iba 25% využíva na tieto účely moduly ERP systému. Vyše 80% pripravuje finálne reporty v Exceli. Pritom používanie Excelu prináša problémy so zdieľaním súborov, aktualizáciou dát a chybnými výpočtami.
  
• Pozitívom je, že v 80% prípadov sú čiastkové odsúhlasenia účtov kontrolované minimálne jednou ďalšou osobou – v drvivej väčšine nadriadeným manažérom alebo kontrolórom. 
  
• Celá polovica európskych finančných manažérov je nespokojná s kvalitou svojho závierkového procesu a s tým, do akej miery ho majú pod kontrolou. Napríklad CFO sa sťažovali, že nemajú dostatočný prehľad o tom, ktoré časti výkazov už boli dokončené a prešli kontrolným procesom, alebo ktoré informácie ešte neboli do systému vložené či poskytnuté inými oddeleniami alebo dcérskymi spoločnosťami.
  
• 39% finančných oddelení v Európe musí robiť nadčasy, aby stihli dokončiť závierku.

Vybrané citácie

Respondenti uviedli niekoľko zaujímavých kvalitatívnych postrehov: 

• „máme málo času, málo ľudí, príliš veľa účtov na odsúhlasenie, a nezostáva čas na kvalitatívnu analýzu výsledkov“
  
• „musíme zrýchliť proces závierky a jeho spoľahlivosť, aby sme získali čas na aktivity s vyššou pridanou hodnotou (analýzu výsledkov)“
  
• „účtujeme v ERP systéme, kontrolu a odsúhlasenia jednotlivých účtov vykonávame v Exceli, a reportujeme v samostatnej interne vyvinutej aplikácii – pracujeme s 3 aplikáciami!“
  
• „chcel by som mať systém na monitorovanie jednotlivých závierkových procesov, ktorý by mi umožnil vidieť ktoré z nich sú v akom štádiu a ktoré treba ešte dokončiť“
  
• „nemáme prehľad o tom, čo už bolo urobené a ktoré časti závierky už boli skontrolované“
  
• „je problematické získať všetky podklady od ostatných oddelení načas“
  
• „nie sme spokojní s úrovňou reportov v našom ERP systéme, je v nich veľa chýb a nemôžme im dôverovať“
  
• „jednotlivé systémy a aplikácie medzi sebou nekomunikujú a potom musíme robiť tú istú robotu dva krát“
  
• „musíme účtovať počas závierky a potom prerábať reporty nanovo“

Kľúčová je organizácia a kontrola závierkového procesu

Z prieskumu vyplynulo, že firmy, ktoré sú viac spokojné s kvalitou svojho závierkového procesu a ktoré majú lepšie nástroje na monitorovanie a kontrolu procesu závierky, veria viacej výsledným číslam, zažívajú menej stresu, ukončujú závierku rýchlejšie a častejšie dokážu reportovať načas. Nie je prekvapením, že väčšinu týchto firiem tvorili veľké spoločnosti. 

Z prieskumu vidno závislosť medzi jasne štruktúrovaným a kontrolovaným procesom závierky, a kvalitou a rýchlosťou výstupných reportov. Pokiaľ finančné oddelenie nezabezpečí dostatočnú organizáciu, kontrolu procesov a komunikačné linky, snaha zrýchľovať závierku s najväčšou pravdepodobnosťou povedie k nespoľahlivým výsledkom, väčšiemu stresu a konfliktom.

Aké konkrétne opatrenia môžete prijať, aby ste mesačnú závierku zvládali lepšie? Na túto tému pripravujeme nový príspevok – zostaňte v kontakte so CFO.sk.