Controlling & Finančná analýza | Reporting

7 odporúčaní, ako zlepšiť kvalitu reportov

Manažérske reporty čítajú častejšie zamestnanci finančného oddelenia, ktorí ich pripravujú, ako manažment, ktorému sú určené

22.01.2014 | Zdroj: KPMG

KPMG 

(Článok je uverejnený v pôvodnom znení v českom jazyku) 

Většina společností dnes shromažďuje obrovské množství dat. Aby měly dostatek informací a mohly se rychle a kvalitně rozhodovat, vkládají nemalé investice do nástrojů k jejich pořízení, správě, čištění i prezentaci. Proč se tedy nedostavují očekávané přínosy?

Odpověď je nasnadě – shromažďovaná data totiž v dané podobě neposkytují informace, které management potřebuje, aby mohl rychle, a zároveň kvalitně rozhodovat. Data navíc bývají prezentována v podobě, které jen málokdo v zásadě rozumí! 

Kámen úrazu? Špatně navržené reporty

Způsobům, jak řídit firmu na základě čísel a faktů, se dnes věnuje mnoho ekonomických disciplín, jejichž zastánci se intenzivně snaží o jejich zasazení do reálného života firem. Naše zkušenosti z mnoha projektů ukazují na celkem nenápadného, avšak nesmírně nebezpečného záškodníka všech těchto aktivit. Tím záškodníkem jsou špatně navržené reporty, které prezentují výsledky koncovým uživatelům/manažerům. 

Kdo a proč vlastně reporty využívá?

Statistiky, jež monitorují, jak management využívá interně vytvářené reporty, se takřka ve všech společnostech, které jsme dosud poznali, až nápadně podobají: většina skutečných uživatelů manažerských reportů totiž patří do skupiny finančních analytiků a odborníků, kteří tyto reporty de facto vytvářejí. 

Uživatelé z řad vrcholového managementu, kteří jsou primární cílovou skupinou, naopak reporty používají velmi sporadicky, nebo prakticky vůbec.

Komunikace informací = základní cíl

Navrhnout a následně vytvořit opravdu funkční manažerský report není vůbec jednoduché. Nástrojů i přístupů je mnoho, špatných návrhů však ještě více. Při navrhování každého reportu musí mít jeho tvůrci vždy na paměti základní cíl – komunikaci informací.

A co že musí takový report sdělovat? Primárně by měl obsahovat důležité informace v takovém rozsahu a formě, aby mu koncový uživatel porozuměl co nejrychleji a dokázal jej co nejsrozumitelněji interpretovat, aniž by potřeboval dodatečné vysvětlení. Pokud je report navržen z jiných důvodů, než jsme právě uvedli (a to bez ohledu na jeho precizní grafické zpracování), po pár týdnech se stane takřka zbytečný

Sedm rad, jak zlepšit kvalitu reportů 

Stejně jako jakákoliv jiná činnost člověka má i kvalitní návrh reportů své zákony a pravidla.  Mezi ty nejdůležitější, které zásadně zlepší kvalitu vašich interně vytvářených reportů, patří:

1. Nepřekračujte hranici jedné obrazovky

Jakékoliv rolování, případně přepínání mezi více obrazovkami snižuje uživateli možnost vzájemně srovnat jednotlivé ukazatele, které často přináší nejdůležitější informace (např. stav a vývoj všech důležitých ukazatelů, podle kterých jsem hodnocen a za které jsem odpovědný). 

2. Dejte data do potřebného kontextu

Příliš velké množství dat zřídka funguje samo o sobě. Abychom uživateli nabídli více než jen data, musíme je obohatit promyšleným kontextem. Například informace, že v červenci 2011 byl čistý úrokový výnos 593 bez bližšího kontextu, nám řekne jen velmi málo. Porovnáno proti čemu? Je to dobré, nebo špatné? Jsme na správné cestě k dosažení cílů?  Obohacení ukazatelů o patřičný kontext vytváří rozdíl mezi čísly, která jen svítí na obrazovce, a těmi, která otevřou oči a inspirují k činům.

3. Pozor na zbytečnou preciznost 

Manažerský report má primárně poskytovat rychlou odpověď na otázky typu: Máme někde problém, který musím řešit? Jak si firma stojí? Jde vše podle plánu? Ve chvíli, kdy manažer vznese takovéto otázky, jen zřídka požaduje vyčerpávající rozbor celého hospodaření společnosti. Příliš detailní informace nebo jejich zbytečná přesnost (např. 3 234 432,40 CZK či lépe 3,2 MCZK) jej pouze zpomaluje a vyčerpává, aniž by mu přinášela jakoukoliv přidanou informační hodnotu.

4. Zvýrazňujte jen ty nejdůležitější informace

Když se uživatel podívá na report, měly by ho ihned zaujmout nejdůležitější informace (např. nečekaný pokles tržeb, překročený headcount *. Přemíra upoutávacích prvků např. formou nadměrně zvýrazněného textu v reportu nebo jejich rozmanitost naopak snižuje požadovaný efekt.

5. Vyvarujte se „bezvýznamné rozmanitosti“

Pokud uživatel dostává důležité informace, které potřebuje pro svou práci, určitě se nebude zlobit, když se mu pokaždé zobrazí stejným způsobem. Konzistence zobrazovaných informací mu naopak pomáhá lépe se v reportu orientovat a následně použít stejnou logiku při interpretaci dat

6. Zbytečně dekorací škodí

S čím se poměrně často v reportech setkáváme, je nadměrné užití dekoračních prvků v reportu (např. přemíra ilustračních prostředků, 3D grafů). Eliminací zbytečných komponent, které nezobrazují data, zvýšíte celkovou čitelnost i přehlednost reportu.

7. Barvy používejte s jasným úmyslem

Bezkoncepční používání barev v reportu zhoršuje jeho celkovou čitelnost.  Přílišná rozmanitost barev, zejména v grafech, nepřináší uživateli žádnou přidanou hodnotu, naopak celkově zhoršuje snadnou orientaci v reportu.

Co dodat?

Již při samotné formulaci požadavku na report i při jeho následném zpracování bychom měli znát základní pravidla, jak report navrhnout, jaké vizualizace dat použít, abychom podstatné informace sdělili jasně a neztratili je v narůstajícím informačním šumu. Podceněná prezentační vrstva (tj. poslední článek celého procesu zpracování dat aneb vizuální stránka vytvářených reportů) může způsobit, že velmi drahé řešení, do kterého velká část firem dnes mohutně investuje, nakonec nemusí přinést očekávané benefity.

* Tzv. headcount tvoří počet zaměstnanců firmy a počet volných míst k obsazení; určuje finanční strategie při nárůstu počtu zaměstnanců.

V prípade otázok týkajúcich sa článku môžete kontaktovať autorov - pracovníkov spoločnosti KPMG v Českej republike Davida Slánského a Zdeňka Demetera na dslansky@kpmg.cz a zdemeter@kpmg.cz .

Na spoločnosť KPMG sa vzťahuje obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa portálu CFO.sk a jeho odborných prispievateľov a partnerov